Nội quy
No.22 Cách sử dụng bảng thông báo
Xin chào các bạn.
Ở các chung cư ở đô thị bây giờ, những khu dân cư sử dụng bảng thông báo luân chuyển thì đã mất dần nhưng mà ở huyện Ibarakiken nơi tôi sống ngay cả bây giờ bảng thông tin vẫn còn đựơc dùng
Bảng thông báo luân chuyển là vật được chuyền luân phiên theo thứ tự, nếu xem xong thì đóng dấu vào rồi chuyển sang cho nhà khác. Bằng việc làm như thế khi nó quay trở về với người đưa ra đầu tiên thì có thể nắm được là ai đã xem khi nào.
Tùy theo nội dung thông báo mà có 3 cách thông báo khác nhau. Một cách là thông báo vô tuyến phòng chống thiên tai từ sảnh lớn. Những cái loa được đặt ở nơi này nơi kia trong khu phố nên từ sảnh lớn có thể nghe được thông báo và nó được sử dụng khi truyền đạt thông tin là cấp thiết như là tin hoả hoạn hay trẻ lạc.
Một cách nữa là phân phát bàn tin khu phố. Nó sẽ được các đại diện của khu vực phân phối vòng quanh các nhà.
Một cách nữa là dùng cái bảng thông tin giống như Bảng thông báo luân chuyển ở trên. Việc phân phối và nội dung cũng có những điểm khác nhau. Những tài liệu như là bản tin khu phố được phân phát thì dẫu không đọc ngay lập tức, cũng không có ảnh hưởng gì đến cuộc sống cả.
Tuy nhiên trong trường hợp là bảng thông báo luân chuyển thì tự mình phải có trách nhiệm xem qua , đóng dấu ấn rồi chuyền qua cho người kế tiếp. Vì vậy mà những thông tin của bảng thông báo được truyền đi chính xác và trở thành thông tin trung tâm. Ví dụ như những yêu cầu tham gia gom rác trong thành phố hay là cắt cỏ thì bảng Thông Báo được sử dụng. Mục đích sử dụng bảng thông báo là để không còn nói là chưa xem qua thông tin và là thứ để kêu gọi mọi người tham gia.
Trong groupware cũng có tính năng gọi là "回覧板 - bảng thông báo luân chuyển".
Đã có nhiều thông tin đã được đăng lên rồi n ên chắc mọi người cũng từng xem qua 1 lần. Tính năng của “bảng thông báo luân chuyển ” này là truyền đạt thông tin cũng không khác gì so với tính năng “information”. Khác ở chỗ nó được xác nhận bởi cả hai phía chứ không chỉ 1 phía.
Tương lai, v ì mục đ ích c ủa groupware l à để trao đổi th ông tin l ẫn nhau. Nên khi người quản lý đưa ra một thông tin nào đó, và nhờ vào bảng thông báo mọi người có thể xem và sử dụng một cách dễ dàng.
Chức năng “information” có thể nói tồn tại như một thông tin đại chúng. Thay vào đó chức năng “回覧板 ” đóng vai trò như giống như bảng thông báo luân chuyển. Tức là có thể truyền đạt những thông tin muốn người khác xem một cách chính xác và đồng thời phía người xem thông tin đó cũng có thể xác nhận là "了解 " hay đưa ra những ý kiến về thông tin đó hoặc có thể trao đổi thông tin song phương.
Cứ như vậy thì tính năng “information” và tính năng “回覧板” rõ ràng là khác nhau. Tuy nhiên nếu ta không hiểu rõ sự khác nhau này thì sẽ nghĩ cái nào cũng là thứ để truyền đạt thông tin mà thôi.
Vì vậy, khi mọi người nhìn thấy thông tin hiện lên trên bảng “回覧板” thì ít nhất cũng hãy bấm nút “確認済 - đã xác nhận”. Nếu không bấm nút này không thể cho người đã gửi biết là mình đã xem hay chưa. Vì vậy mà không thể phân định được ai đã xem hay chưa. Cứ như vậy thì cũng hoàn toàn giống như tính năng “information” vậy.
Người gửi tin ban đầu vì muốn toàn bộ nhân viên xem thật sự nên dùng bảng “回覧板” và chờ mọi người đánh là đã xem xong. Cùng lúc đó thì cũng mong muốn người xem sẽ nhập ý kíên hay yêu cầu vào cột comment.
Mọi người, nếu xem bảng “回覧板” thì đồng thời hãy ấn nút “確認済 - đã xác nhận” giống như là đóng dấu của mình. Đây là việc tối thiểu trong thông tin chung.
Cảm ơn.November 29, 2007