Thông báo
No.21 Sử dụng Wakufuro
Xin chào các bạn.
Trong "Groupware" có chức năng "ワークフロー"_workflow, là chức năng nêu lên những yêu cầu một cách trực tiếp trên Groupware, thay vì sử dụng bằng giấy như trước đây.
Chức năng này ra đời nhằm mục đích không sử dụng giấy. Nếu sử dụng giấy thì sẽ phải tốn chi phí in ấn, chi phí giấy và chi phí bảo quản... Ý tưởng này đựợc sử dụng để nhằm mục đích tránh lãng phí giấy, Thực tế, khi sử dụng giấy có một số vấn đề có thể phát sinh như, phải để tạm lên bàn, cho đến khi được giài quyết thì cũng ốn rất nhiều thời gian, hoặc trong quá trình giải quyết giữa chừng thì giấy tờ bị thất lạc mất.
Tức là, khi xoay quanh đống tài liệu, xào xáo những vật thể có tính vật lý gọi là tờ giấy, nếu mà người kết toán đi công tác, hay nghỉ làm, thì việc kết toán sẽ bị chậm trễ.
Nếu sử dụng "ワークフロー"của groupware, sẽ giải quyết được các vấn đề đó. Vì vậy, việc sử dụng workflow không chỉ có mục đích điện tử hoá, loại bỏ phương thức sử dụng giấy đi, xử lý ứng dụng một cách đơn giản.
Nếu sử dụng 「ワークフロー」 thì chỉ cần có môi trường internet, ngưòi quyết toán dù ở nhà hay ở nước ngoài cũng có thể kiểm tra đuợc. Thêm nữa, người ứng dụng trong trường hợp gặp lỗi đến mức phải huỷ bỏ phần công việc đã làm rồi, thì nhờ việc ứng dụng workflow sẽ giúp rút ngắn thời gian, không cần phải tu sửa, in ấn lại rồi làm lại một lần nữa.
Hơn nữa, tại bộ phận kế toán, khi bảo quản giấy tờ, sau này tìm kiếm lại các tài liệu đó cũng mất một khoảng thời gian tương đương. Tuy nhiên, nhờ sử dụng「ワークフロー」 nhân viên kiểm tra có thể kiểm tra một cách đơn giản, có thể giải quyết mà không phải lãng phí sức lực.
Các bạn có biết từ 「kiểm soát nội bộ」không? Một luật gọi là SOX đã đuợc thi hành tại Mỹ nhằm ngăn chặn làm việc riêng hoặc không theo đúng chỉ đạo.Tại Nhật, luật SOX kiểu Nhật cũng đã được thi hành, và kêu gọi công nghệ hoá việc kiểm soát nội bộ.
Và việc sử dụng 「ワークフロー」 là một trong những ứng dụng hiệu quả của việc kiểm soát nội bô.
Khi mà sử dụng 「ワークフロー」 thì người áp dụng và ngày áp dụng, người quyết toán và ngày quyết toán đều được khắc ghi tự đông điện tử. Đương nhiên là có những tiền đề không thể ứng dụng được, nhưng nói là không ứng dụng đựợc thì không có nghĩa là dùng giấy thì hơn. Trên giấy tờ, tự mình nhập đến tên ngưòi áp dụng và ngày áp dụng, ngưòi kết toán chứng thực cũng không xác nhận được ai là ngưòi đã đóng dấu.
Hơn nữa, một lý do lớn nhất, nếu sử dụng 「ワークフロー」tôi có thể bỏ đi những xử lý ngoại lệ. Vì thay cho những luật định không xácđịnh đựợc những ngoại lệ cơ bản thì việc kiểm soát nội bộ đạt đựoc hiệu quả rất lớn.
Sau này, tôi nghĩ là nhiều thứ sẽ được áp dụng 「ワークフロー」, nên hãy hiểu rõ sự khác biệt giữa giấy và workflow.
Đồng thời, các bạn hãy cùng nhau suy nghĩ phương sách để tránh phát sinh ngoại lệ.
Cảm ơn.November 28, 2007