Cách làm việc
No.30 Cách ghi memo
Xin chào các bạn.
Các bạn mỗi khi họp, có ghi chú một cách cẩn thận không?
Ghi memo có nghĩa là việc vừa dùng tay ghi chép vào sổ những gì tai nghe được vừa dùng mắt để kiểm tra lại. Khi mà làm như vậy, do sử dụng cả ba giác quan là tai, mắt và tay nên rất dễ ghi nhớ vào đầu.
Vì vậy, khi tham dự những cuộc họp quan trọng, đừng chỉ nghe bằng tai, mà hãy ghi chú thêm memo nữa.
Ở đây, khi bắt đầu trở thành một nhân viên, ai cũng được dạy những điều cơ bản về kinh doanh.
Thật ra, hôm qua đã có một chuyện như thế này.
Đây là câu chuyện của tôi và một người cùng tôi dự họp. Người đó vừa ghi chú nộI dung cuộc họp một cách cẩn thận, vừa nghe ngườI khác nói. Vì vậy, trong lúc nói chuyện, người đó biết rõ khi nào cần làm và nên làm những gì.
Nhưng nhiều tuần sau đó, khi mà tôi hỏi lại người đó, anh ta lại quên hoàn toàn.
Vì vậy, tôi không hiểu là lúc đó anh ta đã ghi chú những gì.
Những việc như vậy thường hay xảy ra trong quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới. Giả sử, nếu bạn là cấp trên thì sẽ nghĩ gì? Có nghĩ rằng người mà hay quên chỉ thị của cấp trên là một người có tài không?
Điểm quan trọng trước hết ở đây là những chỉ thị của cấp trên là những việc tuyệt đối không được quên. Người mà luôn quan niệm như vậy, sẽ trở thành người được cấp trên tin tưởng.
Điều quan trong thứ hai là cho dù có ghi chú nhưng không sử dụng được nó cũng sẽ không có ý nghĩa gì.
Gần đây, nhờ vào sự phát triển của công nghệ thông tin, năng suất làm việc của nhân viên văn phòng so với 10 năm trước đã tăng lên đáng kể. Năng suất tăng có nghĩa là cùng một khoảng thời gian nhưng số lượng công việc được giải quyết lại tăng.
Và như vậy, những chỉ thị của sếp về công việc cũng tăng đáng kể. Vì vậy, trước hết, phải nhận thức rằng là để xử lí được nhiều thông tin hay chỉ thị của cấp trên thì nếu vẫn giữ cách làm việc của mười năm trước thì sẽ không thể nào kham nổi.
Nhận thức này không phải chỉ để đối với những chỉ thị của cấp trên. Mà là để có thể tiếp nhận một lượng thông tin khổng lồ mỗi ngày.
Các bạn có biết chức năng Memo pat của groupware không? Chức năng đó, nói một cách đơn giản có nghĩa là sổ ghi chép điện tử. Bạn có thể sử dụng chức năng đó để ghi chú những việc cần làm.
Bạn cũng có thể ghi chú những yêu cầu của khách hàng hay những chỉ thị của cấp trên trong cuộc họp.
Vậy thì, làm như vậy có khác gì với ghi memo trong sổ? Đó là, cho dù cất công ghi memo vào trong sổ, vài tuần hay vài tháng sau, bạn sẽ quên mất là mình đã ghi ở trang nào.
Trong sổ, các ghi chú quan trọng bị phân tán ở chỗ này, chỗ kia. Tuy nhiên, nếu sử dụng công nghệ thông tin, mỗI khi log in, có thể tìm kiếm và nhìn thấy dễ dàng.
Hơn thế nữa, nếu sử dụng chức năng To Do, vì có thể biết rõ kỳ hạn công việc nên các bạn có thể dễ dàng tổng kết công việc hơn. Các bạn hãy tận dụng công nghệ thọng tin để phục vụ cho việc quản lí công việc của mình.
Và, các bạn hãy trở thành một nhà kinh doanh mà tuyệt đốI không bao giờ quên những chỉ thị của cấp trên.
Cảm ơn.December 11, 2007