Cách làm việc
No.24 Quản lý kiến thức
Xin chào các bạn.
Khi sử dụng Groupware, nhiều tin tức được lưu trữ lại. Đây là một trong những đặc trưng quan trọng của nó.
Groupware không chỉ là để chia sẻ thông tin mà còn là cách tốt nhất để lưu trữ thông tin. Đây gọi là "quản lý kiến thức".
Kiến thức là tri thức. Nếu gọi những dữ liệu đơn giản chẳng hạn như quản lý thời gian là “tri thức hình thức”thì gọi những bí quyết công việc như những ví dụ thành công, ví dụ thất bại, những hướng dẫn cách làm là những “tri thức tiềm ẩn”.
Quản lý kiến thức là cố gắng để có thể chia sẻ, quản lý thông tin “tri thức tiềm ẩn”. Nếư thông tin được lưu trữ thì người vào sau có thể chia sẻ thông tin, kinh nghiệm của người đến trước, tránh được thất bại. Để quản lý tri thức giỏi thì nhất định phải biết hai điều sau đây.
Điều thứ nhất là khi nói bất cứ điều gì thì cũng phải đăng điều đó lên Bản tin tức. Cho dù là chuyện nhỏ nhưng nếu không đăng lên thì không thể lưu lại được. Cũng giống như Bản tin tức và Phòng hội nghị điện tử trong Groupware mà hiện tại chúng ta đang sử dụng vậy.
Hiện tại thì chỉ có fo-rum và bản tin tức tiêu chuẩn, nhưng về sau này thì tôi muốn có chỗ để mọi người có thể viết tự do.Nếu mà có được fo-rum hay bản tin tức như thế thì các bạn nếu có yêu cầu gì thì hãy đăng lên cho cấp trên nhé. Đối với sếp ở những công ty khác, nhân viên có quyền tạo fo-rum và tin tức, cho nên các bạn hãy yêu cầu đi.
Sau đó quan trọng là lần lượt đăng lên những điều mình suy nghĩ, cảm nhận.
Điều quan trọng kế tiếp là tìm kiếm thông tin đã lưu trữ. Cho dù tin tức được tích trữ nhiều cỡ nào đi nữa mà nếu không tìm ra được cái mình cần thì cũng chẳng có ý nghĩa gì. Groupware nhằm để tìm kiếm và mang thông tin về.
Góc bên phải cao nhất của màn hình, phía trên tên của bạn, hãy nhấn nút “tìm kiếm”. Tương tự với Google, từ nút “hãy lựa chọn” , hãy gõ từ khoá của tin mà bạn muốn tìm, ví dụ như nếu muốn tìm thông tin gì, thì trang đó sẽ kiếm cho bạn. Nếu chọn vào “tìm kiếm xung quanh” thì tuy mất thời gian chút ít, nhưng mà có thể kiếm được tin mình cần từ toàn bộ tin tức liên quan.
Tôi nghĩ rằng có thể tiến một bước từ chia sẻ thông tin sang chia sẻ tri thức cho nên mọi người hãy đăng thật nhiều tin lên nhé.
Cảm ơn.December 3, 2007