Nội quy
No.31 Trả lời mail
Xin chào các bạn.
Các bạn khi gửi mail ra bên ngoài thì có cc cho admin không? Xin nhất định hãy cc cho admin
Phần lớn mọi người lúc gửi mail ra bên ngoài thì có ý thức là sẽ gửi cc. Nhưng lúc nhận được mail của đối phương gửi lại thì mới nhận nhận ra rằng mình đã quên gửi cc, thật là đáng tiếc.
Dĩ nhiên khi nhận được mail của đối phương gửi lại thì không kèm theo cc. Vì thế nếu cứ để như vậy mà trả lời thì quên kèm theo cc là điều đương nhiên.
Nếu tôi nhìn thấy 1 mail bạn mới gửi thì tôi có thể biết được bạn làm việc như thế nào và là người như thế nào. Nếu nhìn thấy số lượng mail thì có thể nhìn thấy số lượng công việc 1 cách tự nhiên.
Nhưng về mail mà đối phương gửi đến cho bạn thì hoàn toàn không thể biết được. Ngay cả khi mail đến cũng không biết được, nếu có thì cho dù mail đến bạn có hồi âm lại hay không cũng không biết được
Tuy vậy nếu xem mail của đối phương thì dù cố gắng đến đâu cũng không thể hiểu nội dung. Nói rõ ràng là dĩ nhiên không liên quan đến việc trao đổi mail lúc trước mà đó là lúc chuyện đó bằng 1mail mới. Tức là, khi hồi âm lại mail đã nhận từ đối phương trao đổi mà không kèm theo cc, sau đó phải kèm cc ở 1 mail khác.
Nếu làm như thế thì không chỉ tôi mà ngay cả cấp trên của các bạn không thể lý giải hoàn toàn những dữ liệu mà bạn gửi cho người khác.
Thêm 1 lần nữa, hãy chú ý đến việc gửi mail có kèm theo cc.
Nhưng có thể sẽ có chuyện xấu hơn nếu không gửi kèm CC vì sẽ không có người hồi âm lại mail.
Người đó có thể không biết cách sử dụng mail
Cơ bản là khi mail đến thì hồi âm lại. Khi mail đến mà đáp trả lại bằng cách gọi điện thì sẽ hoàn toàn không có ý nghĩa dù cho không biết phải đính kèm. Cấp trên sẽ yêu cầu hồi âm mail đã đến từ đối phương.
Tôi nói thêm 1 lần nữa. Cơ bản khi mail đến thì phải hồi âm lại.
Nhưng mà điều mà tôi muốn chú ý đến chỉ có 1 điều là nội dung của mail. Mail thì sẽ còn sót lại. Bên cạnh đó có rất nhiều việc cũng không thể truyền đạt đầy đủ bằng mail. Vì thế đối với trường hợp đó thì không chỉ hồi âm lại bằng mail mà sẽ có lúc gọi điện gặp mặt, lúc thì qua điện thoại để giải thích rõ ràng hơn.
Nhưng mà cái này sẽ không hiểu được nội dung cho đấn cuốii. Nói vậy cho dù không gửi mail thì cung không tốt lắm. Mail đến thì phải hồi âm lại bằng mail. Nếu muốn gặp và nói chuyện thì cũng nên hồi âm lại.
Đối với tôi những người không thể làm đúng những điều như trước đó thì việc hồi âm lại tôi không nghĩ đó là điều khó khăn. Vì hồi âm lại bằng mail cần thời gian nên tôi nghĩ cố gắng hoàn thành bằng việc gọi điện thoại.
Việc gặp gỡ nói chuyện và điện thoại cũng rất cần thiết. Nhưng mà, không chỉ so sánh việc này với việc gửi mail mà còn khác hoàn toàn về cách thức, không thể nói cái nào quan trọng nhất. Thời đại hiện nay tôi nghĩ tất cả đều quan trọng.
Tôi không nghĩ là có thể truyền đạt đầy đủ ý nghĩa khi nói chuyện bằng điện thoại với những người không sử dụng tốt cách thức viết mail. Vì thế, tôi không nghĩ là trong khi những người không thể sử dụng cách thức thì nếu so sánh với người khác thì lựơng công việc sẽ nhiều lên.
Cảm ơn.December 12, 2007