Điều muốn nói
No.47 Đừng tổ chức những cuộc họp vô ích.
Xin chào các bạn.
Hôm qua, tôi đã nói chuyện về năng suất lao động. Hôm nay, tôi cũng nói về năng suất lao động, nhưng sẽ dựa trên câu chuyện về các buổi hội họp.
Tôi có hai quan điểm về việc hội họp trong công ty. Một là việc hội họp mà không diễn ra trong phòng họp . Về vấn đề này, tôi sẽ đề cập vào ngày mai.
Và, hai là việc hội họp mà phải xác định được chính xác thời gian kết thúc.
Không phải chỉ trong các cuộc hội họp, ngay cả trong những cuộc gặp gỡ, tôi cũng thường nói ` có thể cho tôi 10 phút không?. Lí do lớn nhất là vì tôi không muốn thực hiện các cuộc thảo luận hay hội họp mà không có ích. Về các cuộc hội họp trong công ty, tôi quan niệm rằng sẽ lẽ lí tưởng nếu về mặt cơ bản, sau các cuộc hội họp không còn tồn đọng một cái gì.
Điều này là vì, cho dù các cuộc họp trong công ty đã đạt được cái mục đích quan trọng của nó là trao đổi thông tin thì khả năng các cuộc họp trở nên vô ích cũng rất cao.
Vì khả năng việc đó xảy ra là rất cao, nên mặc dù muốn giải quyết hết mọi chuyện (nếu có thể), thì ý định ban đầu của tôi, thực tế không phải như vậy, là muốn tạo ra thật nhiều cuộc hội họp có ích hạn chế các cuộc họp vô ích. Nói cách khác, để giải quyết hết tất cả mọi việc trong cuộc họp, thì tôi nghĩ là không nên tổ chức các cuộc họp mà không có ích lợi gì. Vì vậy, nếu đã dự định hội họp thì nên thực hiện một cách nghiêm túc.
Vậy thì, những cuộc họp như thế nào là những cuộc họp vô ích.
Nói một cách đơn giản, đó là những cuộc họp có nhiều người. Các bạn sẽ hiểu được điều này nếu nhìn từ góc độ năng suất làm việc. Nếu thực hiện một cuộc họp có 8 người thì mặc dù nó chỉ diễn ra trong 1 jờ nhưng đã tương đương với 1 ngày làm việc của một người. Từng người tuy sử dụng gần hết một tiếng, nhưng tính tổng cộng thì lại không đạt được bằng hiệu quả của một ngày làm việc.
Giả sử, nếu tổ chức một cuộc họp với đề tài `làm thế nào để nâng cao năng suất làm việc` thì bạn có nghĩ cuộc họp đó là vô ích hay không?
Hội họp theo tôi nghĩ là việc mọi người tụ tập lại và bàn luận với nhau. Đó chỉ là về mặt từ ngữ. Nếu như hội họp mà không có thảo luận thì tôi nghĩ tốt hơn là không nên thực hiện cuộc họp đó. Những cuộc họp mà không có thảo luận, không có những chỉ thị từ cấp trên hay những đánh giá của cấp trên thì tôi nghĩ là không cần thiết.
Tôi nghĩ, cấp trên tổ chức cuộc họp khi muốn nghe ý kiến của các bạn, muốn biết ý tưởng của các bạn về một vấn đề nào đó. Vì vậy, ở trong phòng họp, việc tập hợp những người không có ý kiến hay không phát biểu ý kiến là không cần thiết. Một khi đã tập trung lại họp, toàn nhân viên phải có ý thức tham gia cuộc họp và đề xuất ý kiến của mình.
Song song đó, cũng không tốt nếu cuộc họp tốn quá nhiều thời gian. Mặc dù lặp đi lặp lại nhưng hội họp cũng chỉ là nơi mọi người tụ tập để thảo luận. Tuy nhiên, cái gọi là thảo luận cũng sẽ kéo dài , trừ khi có ai đó có câu trả lời.
Nói cách khác, thảo luận không có kết thúc. Người mà có thể kết thúc cuộc thảo luận chính là người lãnh đạo. Câu trả lời đó chính xác hay nhầm lẫn, chỉ có thể xác nhận sau đó. Người lãnh đạo, với trách nhiệm đó, sẽ thu thập ý kiến của các bạn và kiểm soát thời gian của cuộc họp.
Vì vậy, các bạn, mỗi khi hội họp, tất yếu phải kiểm soát được thời gian. Vì đó là cách thức quan trọng để giảm bớt sự vô ích của cuộc họp.
Cảm ơn.January 10, 2008