Nội quy
No.58 Tầm quan trọng của thông tin
Xin chào các bạn.
Hôm nay tôi muốn đề cập đến vấn đề: báo cáo, liên lạc, thảo luận.
Các bạn có nghĩ rằng mình sẽ hiểu rõ về tầm quan trọng của báo cáo, liên lạc, thảo luận không?
Tuy nhiên, cho dù có người hiểu rõ nhưng cũng có người không lý giải chính xác cụm từ này. Đặc biệt, trong trường hợp giữa những người nhân viên khác nhau và địa điểm làm việc khác nhau thì nổi lên trường hợp thông tin sẽ bị loãng.
Báo cáo nghĩa là cấp dưới sẽ làm việc tiến bộ theo sự chỉ đạo của cấp trên. Điều quan trọng ở đây làm việc tiến bộ. Khi các bạn bị cấp trên hỏi thì việc trả lời những câu hỏi đó không gọi là báo cáo nữa.
Nếu như cấp trên hỏi bạn về vấn đề 「có vấn đề gì không」thì điều đó khác với việc bạn sao nhãng thông tin.
Cho dù không bị hỏi, nhưng vẫn làm cho dù bằng cách viết mail cũng không có vấn đề gì, miễn là đã có báo cáo, đó là điều quan trọng.
Và báo cáo có 2 loại. Báo cáo công việc trước và thứ 2 là báo cáo sau khi công việc hoàn tất.
Ví dụ những cái quen thuộc như hãy thử nghĩ đến trường hợp lấy ngày nghỉ phép. Với việc báo cáo trước khi thực hiện công việc, trước khi lấy ngày nghỉ có thể báo cáo dự định của mình cho cấp trên. Báo cáo sau công việc đó là, báo cáo sau khi có việc đột xuất, giống như báo cáo là"hôm nay tôi xin nghỉ làm".
Tóm lại, báo cáo sau là cho dù cấp trên nghe báo cáo công việc đó có định làm gì cũng không thể làm được. Do đó, báo cáo chẳng phải sẽ tốt nếu truyền lại cho cấp trên kết quả của công việc .
Trong số đó cũng có người nghĩ là nếu báo cáo sau sẽ tốt hơn sao. Những người như thế không thể hiểu chính xác được ý nghĩa việc báo cáo.
Giờ chúng ta hãy thử nghĩ về việc báo cáo trước nhé. Giả dụ như hãy xem thử tình huống cấp dưới nói với cấp trên thế này "Có vấn đề như thế này đã xảy ra. Giải quyết như thế nào là tốt đây". Ở ví dụ này, mọi người cùng nhau thảo luận.
Tóm lại, việc báo cáo trước đó là tôn trọng chỉ thị từ phía cấp trên. Nếu có báo cáo trước thì công việc sau đó sẽ diễn ra trôi chảy hơn.
Tuy nhiên ở đây cũng có một số người quên báo cáo công việc đã xong. Mặc dù tôn trọng chỉ thị của cấp trên nhưng cũng có người không báo cáo kết qủa. Khi như thế cấp trên sẽ hỏi " Bạn sẽ làm gì nếu có chuyện gì đó xảy ra"
Như vậy, việc báo cáo bao gồm cả báo cáo trước và báo cáo sau có thể nói là báo cáo ngay từ lúc bắt đầu. Hơn nữa, điều quan trọng là "cấp dưới tự tiến hành theo cấp trên" mà không cần đợi cấp trên hỏi.
Báo cáo hoàn thành tốt hay không hãy tự mình kiểm tra lại lần nữa. Bởi vì người đọc báo cáo là cấp trên của bạn, nên xin đừng hỏi là "Báo cáo thế nào"
Cảm ơn.January 28, 2008