Nội quy
No.59 Tầm quan trọng của việc liên lạc
Xin chào các bạn.
Hôm qua, tôi đã nói về thông tin.
Hôm nay, tôi muốn nói về việc liên lạc.
Liên lạc, nói một cách đơn giản, là những chỉ thị hay mệnh lệnh mà cấp trên truyền đạt đến cấp dưới. Truyền đạt những việc đã quyết định hay những sự kiện xảy ra là một việc quan trọng. Có nhiều cách để liên lạc. Tùy theo tầm quan trọng của nội dung cần truyền đạt mà có cách liên lạc thích hợp, ví dụ như truyền miệng, sử dụng mail hay groupware….
Trong các bạn, thỉnh thoảng có vài người không sử dụng mục “bảng thông tin” hay “ information” của groupware. Trong các cách để liên lạc, cấp trên không chỉ dùng email, và sử dụng groupware là cách được dùng khi cấp trên muốn ngay cả những người hiện tại không thuộc công ty cũng biết đến những thông tin mà mình muốn truyền đạt.
Tuy nhiên, vẫn có người mỗi ngày không có đến một lần xem những thông tin quan trong được đưa lên groupware.
Giả sử mọi người bỏ qua groupware, không nắm được nội dung của nó, hay là quên nó đi thì cũng giống như việc mọi người bỏ qua chỉ thị hay mệnh lệnh của cấp trên.
Cho dù mọi người chưa đọc qua thông tin nhưng vì nó đã được đăng tải lên groupware nên mọi lí do kiểu như “ tôi chưa đọc qua” sẽ không được chấp nhận.
Tôi đã từng nói qua rồi, thông tin liên lạc là những chỉ thị, mệnh lệnh mà cấp trên truyền đạt cho cấp dưới. Thỉnh thoảng tôi phát hiện ra một số người quên những việc lien lạc đó. Nói cách khác, những người quên liên lạc là những người không nhận thức được đó là những chỉ thị hay mệnh lệnh của cấp trên.
Cấp trên khi ra lệnh thì thường không nói thẳng “ đây là mệnh lệnh”. Khi cấp trên bảo là “ từ nay hãy làm như vậy” thì đó lại chính là mệnh lệnh. Nếu không tuân theo mệnh lệnh của cấp trên thì một tổ chức sẽ không tồn tại.
Chắc chắn là không có ai nghĩ đến việc phá bỏ mệnh lệnh của cấp trên. Tuy nhiên, nếu không xem những thông tin được đăng tải hay bỏ qua nó thì kết quả, cũng giống như việc làm trái với mệnh lệnh. Ít nhất, mọi người nên hiểu rằng liên lạc là một vấn đề quan trọng.
Hơn thế nữa, xã hội luôn luôn thay đổi, phương châm của công ty cũng sẽ theo đó mà thay đổi. Vì thế các thông tin liên lạc cũng sẽ từng chút từng chút mà thay đổi theo. Ngay cả nội dung của thông tin liên lạc mới ngày hôm qua cũng có khả năng trở nên cũ.
Vì vậy, việc cập nhật thông tin mỗi ngày trở nên hết sức quan trong.
Cảm ơn.January 29, 2008