Nội quy
No.83 Hãy giữ đúng kì hạn.
Xin chào các bạn.
Hôm qua tôi đã nói chuyện về tầm quan trọng của việc giữ đúng ngày hẹn giao hàng.
Để có thể giữ đúng ngày hẹn giao hàng với khách ,việc mỗi người chúng ta phải giữ đúng kế hoạch mình đã định ra là rất cần thiết.
Việc chúng ta thực hiện đúng kì hạn công việclà rất quan trọng để thực hiện đúng ngày hẹn giao hàng.
Các bạn có thực hiện đúng kì hạn công việc không?Kì hạn được đặt ra như thế nào?Có hai cách thiết định kì hạn.
Một là kì hạn được quyết định bởi người khác.Ví dụ được chỉ định từ cấp trên như "Cho đến cuối tháng hãy thực hiện xong việc này".Kì hạn trong ví dụ này là cuối tháng này.Nếu lấy ngày hôm nay làm mốc thì vẫn còn vài tuần nữa mới đến cuối tháng.
Ngoài ra, vẫn còn một loại kì hạn được đặt ra theo cách khác.đó là kì hạn do chính mình chứ không phải ai khác quyết định.
Nói về ví dụ trên,đổi thành viết 100 trang tài liệu cho đến cuối tháng.để có thể viết 100 trang tài liệu,nếu không viết dần dần mỗi ngày 5 trang thì không kịp.Tuy nhiên ngoài công việc này ra còn những kì hạn khác. Nếu có việc bắt buộc phải làm xong trước ngày 10 tháng này thì hãy ưu tiên cho việc đó trước.
Với công việc , phải điều chỉnh kế hoạch mỗi ngày.Việc tự mình quyết định kì hạn và mục tiêu cho mình là rất cần thiết.
Mình sẽ phải làm việc gì xong trước thời hạn nào.đây là kì hạn do mình tự quyết định.Người giỏi là người giữ đúng kì hạn do mình đặt ra.
Tuy nhiên,trong số đó vẫn có những người không thể giữ đúng kì hạn.đặc trưng của những người này là họ không thể tự mình đặt ra kì hạn cho mình.Trong khi đang tiến hành một công việc khác ,nếu bị nhờ làm thêm một việc nữa, đột nhiên phải xem xét chỉnh sửa lại toàn bộ kế hoạch.
Tuy nhiên,những người không thể giữ đúng kì hạn không thể nào xem xét chỉnh sửa lại kế hoạch.Ngoài kì hạn đã được đặt ra trước,phải thêm vào công việc có kì hạn mới.Về ví dụ trên,nếu làm dần dần mỗi ngày 5 trang có phải là một suy nghĩ đúng đắn không?
Khi lập kế hoạch như vậy,ngay từ ngày đầu tiên đã phát sinh việc không thể giữ đúng kì hạn.Vì ưu tiên cho công việc đến hạn trước,nên từ ngày đầu tiên không thể hoàn thành khối lượng 5 trang đã định.Theo đó,ngày tiếp theo sẽ phải hoàn thành 10 trang,tức là gấp đôi bình thường.Vì thế,kế hoạch này ngay từ đầu đã thất bại.
Những người như vậy sẽ trả lời rằng"Do công việc thêm khác nhiều quá nên tôi đã không thể hoàn thành".
Tôi nghĩ đó là câu trả lời sai.Không phải do công việc thêm quá bận rộn mà là do thất bại trong việc sửa và lập kế hoạch.Nếu trả lời với cấp trên là"Vì công việc thêm khác quá bận rộn nên tôi không thể hoàn thành nhiệm vụ",dù rồi thì cũng có thể hoàn thành nhưng khách hàng sẽ không đến nữa.
Kì hạn với khách hàng là tuyệt đối.Việc có những nhân viên không thể giữ đúng hẹn với khách hàng là một bất lợi đối với công ty.Nếu không nuôi dưỡng năng lực suy nghĩ tiến hành công việc như thế nào cho đến bao giờ thì hoàn thành,không thể giữ đúng kì hạn được,Việc suy nghĩ làm cách nào để phân công những kì hạn mà người khác giao cho mình trở thành những kì hạn của chính mình là việc vô cùng quan trọng.
Cảm ơn.March 4, 2008