Thông báo
No.86 Information và bảng thông báo
Xin chào các bạn
Ở Groupware có hai phương pháp để truyền đạt thông tin đó là information và bảng thông tin. Hôm nay tôi sẽ giải thích về sự khác biệt giữa hai hình thức này.
Information và bảng thông báo thì khác với mail, nó được sử dụng trong trường hợp truyền đạt thông tin quan trọng. Xét về mặt truyền đạt thông tin quan trọng thì cả hai đều giống nhau, nhưng về vai trò thì hoàn toàn khác nhau.
Trước tiên là information, trường hợp đăng tải ở Information thì mục đích quan trọng nhất là truyền đạt các công việc đã được quyết định cho những người hiện đang làm việc và cho cả người sẽ làm việc sau này.
Về điều này thì mail tuyệt đối không thể thực hiện được.Tại sao lại như vậy, bởi vì mail chỉ có thể truyền đạt cho những người hiện đang làm việc. Nếu cứ như thế thì giả sử ngày mai có nhân viên mới vào công ty thì họ sẽ không thể biết được nội dung quan trọng đó và ai sẽ chỉ cho họ.
Vì vậy cách thông báo này cũng không được hoàn hảo lắm.
Thế nên, việc truyền đạt thông tin trong công ty thì không chỉ giới hạn trong mail mà cần phải ý thức được tầm quan trọng của việc sử dụng information là chính. Nói ngược lại, mail chỉ là công cụ dùng để trao đổi với bên ngoài.
Tiếp theo là bảng thông báo, bảng thông báo cũng được sử dụng trong trường hợp truyền đạt các thông tin quan trọng giống như là information.
Bảng thông báo khác với information, mục đích chính của nó là “ai đã nhìn thấy nội dung đó khi nào”.
Hơn nữa, Information thì không thể trả lời nội dung đó được, nhưng bảng thông báo thì có thể trả lời bằng comment về những suy nghĩ của mình. Và đó là lợi thế khi sử dụng bảng thông báo.
Tuy nhiên, bảng thông báo cũng có nhược điểm. Đó là chỉ có thể truyền đạt cho những người hiện đang làm việc. Do đó, nó là công cụ dùng để thông báo các việc quan trọng chỉ cho những người hiện đang làm việc, hay khi muốn comment lại nội dung đó.
Cho nên các bạn hãy phân biệt cách sử dụng hai chức năng nay cho tốt nhé, và xin đừng để sót các thông tin chung đó.
March 7, 2008