Nội quy
No.106 Mail là hoạt động đối ngọai
Xin chào các bạn
Khi mà gởi mail, nhất thiết phải đính kèm CC.
Cho đến bây giờ, lời chào buổi sáng đã nói 3 lần về:việc CC vào mail( đính kèm CC vào mail, hồi âm lại mail, thông tin nơi chốn thật quan trọng). Bởi vì nói nhiều lần, số người tuân thủ cũng trở nên nhiều.
Tuy nhiên, tại sao đầu tiên lại phải là đính kèm CC. Trước hết, xin mọi người hãy đọc lại 3 bài trên trong lời chào buổi sáng của tôi.
Mục đích không phài là việc đính kèm CC, mà điều quan trọng là báo cáo tình hình cho cấp trên nắm bắt. Tại sao việc cấp trên nắm bắt được tình hình lại là điều quan trọng?
Thứ nhất, khi thấy cách làm việc của bất cứ ai, dễ dàng đánh giá hoạt động của người đó.
Tuy nhiên, mục đích quan trọng nhất không chỉ là như thế.
Trao đổi mail với mục đích đối ngoại, không phải với tư cách cá nhân, mà đại diện cho công ty thực hiện công việc giao dịch đã trở thành công việc đánh bóng tên tuổi của công ty. Vì là công việc đánh bóng tên tuổi của công ty, nếu trường hợp mà mail không hoàn chỉnh, thì không chỉ gây thiệt hại cho công ty, mà còn gây phiền toái lớn cho khách hàng.
Vì vậy, nhờ vào việc đính kèm CC, cấp trên nắm bắt cách trao đổi mail, có khi sẽ đưa ra lời khuyên chính xác, có khi những rắc rối được phát hiện nhanh chóng.Nếu không đính kèm CC, hành vi đó sẽ cho là cá nhân đã tự ý phán quyết sự việc.
Tuy nhiên.khách hàng giao dịch với công ty không hề nghĩ đến vấn đề cá nhân cho dù có CC hay không.Tùy theo trường hợp, mà họ yêu cầu khỏan bồi thường thiệt hại từ phía công ty.
Trong trường hợp phát sinh những tình trạng như thế, vì cá nhân không đính kèm CC bị coi như là vi phạm mệnh lệnh,vi phạm nghĩa vụ của công ty, nên công ty sẽ buộc cá nhân đó thực hiện việc bồi thường thiệt hại. Bởi vì vẫn có việc dù nhiều lần chú ý nhưng vẫn không thể tuân thủ nên xin mọi người hãy hiểu nếu không thể tránh khỏi.
Việc này, đối với giám đốc các công ty khác cũng như bao gồm cả tôi đều như nhau. Vì là người đại diện cho công ty nên giám đốc dù gặp gỡ cá nhân cũng tương tự như gặp gỡ đại diện cho công ty. Tuy nhiên, công ty không phải chỉ có mình giám đốc làm việc thôi.
Giám đốc cũng là nhân viên. Người quản trị chắc chắn là cũng đảm nhiệm vai trò của nhân viên. Có vấn đề xảy ra người giám đốc gửi mail với tư cách cá nhân mà nhân viên không biết,các nhân viên và đồng nghiệp trở thành đối tượng bồi thường thiệt hại của giám đốc. Nếu mà gây ra thiệt hại nghiêm trọng cho công ty, sẽ trở thành đối tượng chịu trách nhiệm hoặc đối tượng kiện tụng của các cổ đông.
Dù là giám đốc hay các nhân viên, công việc nhận mail mang tính cách đối ngoại là công việc không phải ứng phó căng thẳng đến mức độ như vậy.
Cảm ơn.April 7, 2008