Nội quy
No.117 Đơn giản hoá công việc
Xin chào các bạn!
Hôm nay tôi sẽ nói về làm đơn giản hoá công việc.Và trước hết để hiểu về việc đơn giản hoá thì tôi sẽ nói về tính năng suất.
Người ta nói rằng năng suất trong nhà máy là sự tiến bộ vượt bậc trong phân chia công việc. Và để phân chia công việc ta có thể nghĩ đến ngay từ chìa khoá gọi là 3 S.
3S có nghĩa là chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá và đơn giản hoá.
Mục tiêu cuối cùng của việc phân chia công việc đó là chuyên môn hoá. Chuyên môn hóa ở đây có thể hiểu như là việc phân chia nhóm giống như trong một dây chuyền sản xuất.
Và khi các nhóm trong một quy trình sản xuất được chuyên môn hóa thì những việc tiến hành tiếp theo sẽ được tiêu chuẩn hóa. Như vậy chúng ta sẽ phân tích được cả một quá trình và vạch rõ được phương thức xử lý với từng vấn đề phát sinh.
Tuy nhiên, chỉ có tiêu chuẩn hóa thì việc xử lý sai sót và phán đoán sự phức tạp của công việc sẽ rất khó khăn. Chính vì thế việc nên tiến hành sau cùng đó là đơn giản hoá.
Tại sao tôi nói rằng việc đơn giản tiến hành sau cùng? Là bởi vì việc này rất khó khăn. Hơn nữa, chìa khóa quan trọng nhất để mở cánh cửa thành công chính là đơn giản hóa công việc.
Vì hiểu rõ điều này nên thời gian gần đây nhiều ngành công nghiệp, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu nghĩ đến việc phân chia trong quá trình sản xuất.
Trong công việc các bạn đang làm cũng vậy, tôi nghĩ rằng cũng có thể phân chia được.
Trước hết chúng ta cùng xem một người làm việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Việc phân chia quá trình làm vịêc nhìn một cách khách quan thì đó là công việc rất mạo hiểm. Đó là nếu người đó bị bệnh, không có ai, không có người nào khác có thể làm thay được.
Việc phân chia công việc cho một người làm trong thời gian dài như thế thì trước hết hãy nghĩ đến việc chuyên môn hoá cho nhiều lĩnh vực công việc.
Và tiếp theo hãy tiêu chuẩn hoá việc như là nếu việc đó xảy ra thì sẽ làm gì? Việc đó có nghĩa là không phải trách nhiệm của các nhà chuyên môn trong việc chuyên môn hoá. Nếu đó là trách nhiệm của các nhà chuyên môn trong việc phân chia quá trình sản xuất chuyên môn thì nó sẽ không liên quan đến người trong lĩnh vực khác.
Cuối cùng việc đơn giản hoá rất khó khăn. Nếu giải quyết được vấn đề đơn giản hoá thì lỗi sai cũng sẽ giảm đi, và tốc độ sẽ nhanh lên. Nếu nói ngược lại không thể giải quyết được vấn đề đơn giản hoá thì tôi nghĩ rằng không chỉ vấn đề chuyên môn hoá, tiêu chuẩn hoá không thành công mà cả vấn đề năng suất cũng không thể tăng lên được.
Nói tóm lại trong câu chuyện hôm nay tôi muốn cho các bạn biết một điều rằng trong công việc nếu có thể thì hãy đơn giản hoá công việc trong suy nghĩ của mình.
Thực ra, tôi chỉ muốn các bạn hiểu được rằng làm thể nào có thể đơn giản hóa công việc và dễ dàng hoàn thành những công việc được giao, chứ không hẳn là mục đích chuyên môn hóa trong các quy trình công việc.
Để cho công việc trôi chảy, không có lỗi sai, và đạt hiệu quả tốt thì chìa khoá lớn nhất đó là đơn giản hoá công việc .
Hãy luôn đơn giản hóa công việc.
April 22, 2008