Nội quy
No.158 Việc trả lời mail
Xin chào các bạn.
Hôm nay, tôi sẽ nói về việc trả lời mail.
Trong 1 ngày các bạn thường nhận được khoảng bao nhiêu bức mail.
Tôi thì mỗi ngày thường nhận hàng ngàn bức mail.
Vì thế tôi chỉ có thể nhớ được nội dung khoảng vài ngày sau khi nhận mail.
Tuy nhiên, số lượng mail mà tôi gửi trong 1 ngày là khoảng mười mấy bức. Dù cho tôi có cố gắng như thế nào thì mãi mà vẫn không thể gửi trên 100 bức mail.
Vì vậy dù tôi có quên nội dung mail đã nhận thì hầu như tôi không quên những bức mail mà mình đã gửi.
Vì lúc nào tôi cũng có kinh nghiệm như vậy cho nên tôi luôn có những điều mình cảm thấy và những điều mình lưu tâm.
Trước tiên, việc mà tôi cảm thấy là dù tôi đã chăm chỉ gửi mail nhưng có người hồi âm rất trễ và cũng có người không hồi âm.
Dù nội dung rất quan trọng nhưng nếu họ không hồi âm thì kết cuộc là tôi phải đi xác nhận bằng lời nói. Nếu ở trong công ty thì như thế nào cũng được nhưng với những khách hàng ngoài công ty thì thậm chí có thể đánh mất lòng tin của họ.
Mỗi ngày tôi nhận hàng ngàn bức mail và cố gắng làm sao để có thể gửi lại ít nhất 100 mail. Bởi vì điều đó cho người khác biết là tôi đã đọc mail.
Các bạn thường gửi khoảng bao nhiêu bức mail? Các bạn có thường quên gửi mail hay gửi mail trễ hay không? Nếu các bạn cứ để tình trạng như thế xãy ra thì có lẽ các bạn sẽ không được đối phương tin cậy.
Bởi vì là mail nên không cần phải trả lời ngay lập tức. Tuy nhiên, những người để trôi qua vài ngày thì không có tư cách là một nhà doanh nghiệp hiện đại.
Vì vậy tôi cũng luôn lưu tâm tới việc gửi mail.
Đó là 2 việc.
Thứ nhất là việc nhất định sẽ gửi mail cảm ơn đối với những người đã gặp lần đầu. Thế thì ngược lại trong trường hợp nhận mail từ những người đó thì tôi cố gắng trả lời mail cảm ơn ngay nếu có thể.
Việc thứ hai là tôi sẽ trả lời nhanh nếu có thể đối với những người yêu cầu câu hỏi hay lời bình luận. Ngay cả khi mail có nội dung mà cần phải suy nghĩ 1 chút thì tôi cũng cố gắng trả lời dù chỉ điều mình nghĩ. Bởi vì dù sao thì việc thông báo là đã đọc mail dù mình không đưa ra câu trả lời cũng là một cách.
Trong thời đại hiện nay thì mail là phương tiện giao tiếp rất quan trọng. Ngược lại, những người không sử dụng mail thành thạo thì xem như là giao tiếp kém.
Việc quan tâm tới câu chữ trong mail cũng rất quan trọng nhưng việc quan trọng trước tiên là việc trả lời mail và gửi mail cẩn thận.
June 23, 2008