Cách làm việc
No.219 Soạn thảo một cách ngắn gọn!
Xin chào mọi người!
Hôm nay chúng ta sẽ nói về cách viết cơ bản các tài liệu hóa.
Tôi nghĩ rằng rất nhiều người trong các bạn mỗi ngày đều soạn văn bản, sử dụng tài liệu hay đọc Email.
Soạn thảo đoạn văn là bước đầu tiên của việc văn bản hoá tài liệu. Vì vậy, hằng ngày nếu không soạn thảo từng đoạn văn sẽ không thể tiến hành văn bản hoá các tài liệu.
Chính vì vậy trong một văn bản thông thường, điều quan trọng là phải soạn thảo những đoạn văn dễ hiểu, tránh những hiểu lầm và thông thường phải ý thức được bước đầu tiên của khâu văn bản hoá các tài liệu.
Thông qua lời chào buổi sáng hôm nay, tôi sẽ cố gắng giúp mọi ngưòi hiểu được một phần công vịêc của ngưòi đọc và viết các văn bản. Tuy nhiên, vì khó tránh khỏi những sai sót và hiểu thấu đáo hết ý nghĩa nên cần thông cảm với công việc của họ.
Lời chào lễ hằng ngày đều được dịch qua tiếng Việt và tiếng Trung Quốc nên tôi cũng cố gắng không sử dụng những cách nói đặc biệt của tiếng Nhật. Hơn nữa, các câu văn đều ngắn và có những chỗ ngắt câu rõ ràng.
Tôi cũng cố gắng không làm cho nội dụng câu văn bị rối, bằng cách không dùng trong cùng một câu cả hai thể khẳng định và phủ định. Cố gắng chỉ viết về một thứ, không viết về cái này hay cái kia.
Tuy nhiên, vì tôi không biết tiếng Việt và tiếng Tnung Quốc nên cũng không thể hiểu được từ lập trường của ngưòi thông dịch.
Theo tôi, vịêc hiểu một phần công việc của người thông dịch là một lợi thế. Trong khi viết đoạn văn, điều này giúp chúng ta tập cách viết đơn giản, xúc tích.
Viết đoạn văn trong kinh doanh, vì không phải là tiểu thuyết hay luận văn, việc cần thiết là phải xúc tích. Muốn như vậy, có hai điếu sau cần chú ý:
Điều thứ nhất, là cách thể hiện độ dài của một câu, càng ngắn càng tốt.
Việc làm ngắn câu tức là nếu có thể, không dùng các câu phức, cố gắng không viết các điểm lưu ý hay dùng các dấu ngoặc kép.
Điều thứ hai là nếu có thể nên đơn giản hoá các đoạn văn trong tài liệu
Trong việc rút ngắn đoạn văn, điều quan trọng là phải biết cách thể hiện phần kết luận lên trứơc. Nếu đưa bối cảnh và trình bày chi tiết ngay từ đầu thì làm sao mà đoạn văn lại không dài dòng? Khi đó, sẽ không thể hiểu trong rất nhiều nội dung đó, điều gì là thật sự muốn nói nhất.
Tôi muốn các bạn hiểu rằng, điều tôi muốn không phải là các bạn phải viết văn thật giỏi. Mà là hãy viết thật xúc tích. Đầu tiên, quan trọng là phải ngắn gọn.
Tuy nhiên, nếu quá ngắn gọn các khoản mục, có thể sẽ bị thiếu thông tin. Vì vậy, từ mai, nếu có viết các đoạn văn xúc tích thí nhất định cũng không đưọc bỏ sót các thông tin, chúng ta sẽ nói về 5W1H.
September 18, 2008