Thông báo
No.223 Trả lời mail
Xin chào các bạn !
Hôm nay chúng ta thử suy nghĩ về việc trả lời mail.
Các bạn có nghĩ rằng mình viết mail thì có bao nhiêu người đọc không? Nếu không nghĩ đến người đọc thì đó chỉ là những điều mà bản thân mình muốn nói chứ không trở thành những điều mình viết.
Mỗi ngày tôi nhận được rất nhiều mail. Chỉ việc đọc tất cả các mail thôi cũng tốn rất nhiều thời gian. Việc nhớ nội dung của từng mail là điều không thể.
Trong đó thì cũng có những trường hợp tôi trả lời trễ mấy ngày.
Trường hợp mà tôi trả lời mail trễ, nếu không đọc lại thì trường hợp không hiểu cũng rất nhiều.
Không có ai phải đọc số lượng mail nhiều hơn tôi. Nhưng chính vì mỗi ngày tôi phải đọc rất nhiều mail nên tôi cảm nhận được những mail nào dẽ đọc, mail nào dễ hiểu hơn bất kỳ ai.
Và ngược lại tôi cũng hiểu rằng cái nào khó đọc, và sau đó là việc tìm mail rất khó khăn.
Ở bên trong nội dung cũng vậy, Trong những mail mà tôi nhận được thì nội dung và chủ đề chẳng hợp nhau, tôi nghĩ đó cũng là vấn đề.
Vì là người gửi giống nhau nên không thể tiến hành viết khác nhau giữa nội dung và " nói về việc khác nhưng mà...".
Nếu là bạn bè với nhau thì có lẽ không sao nhưng sử dụng trong mail công việc là vấn đề.
Trong một mail hãy việc một nội dung cơ bản thôi. Nếu thay đổi nội dung thì nên gửi mail mới để cho tiêu đề phù hợp với nội dung.
Lần này tôi chỉ nói một ví dụ thôi, nếu có thể được thì các bạn nên viết mail và nghĩ đến người đọc.
September 25, 2008