Nội quy
No.208 Hãy sử dụng ToDo!
Xin chào các bạn!
Hôm nay tôi muốn nói chuyện với các bạn về tính năng của ToDo trong Groupware.
Trước kia tôi cũng đã nói chuyện về việc sử dụng ToDo trong liên kết Chào buổi sáng " ToDoの活用について "
Ở trong đó, tôi đã nói là " Nếu có thể quản lý gọn gàng đâu ra đấy " ai là người làm và làm công việc gì, đến khi nào? " thì những hiểu lầm hay những sai sót lớn hay rò rỉ công việc sẽ được phát hiện. Vì vậy đối với công việc thì việc quản lý " ai, làm gì, đến khi nào " là những mục rất quan trọng, có tính cơ bản của công việc.
Sự quản lý " ai, làm gì, đến khi nào " chính là tính năng của ToDo trong Groupware.
Trong tính năng ToDo này nó có thể thông báo cho ta biết " ai, làm gì, đến khi nào "
Trong trường hợp không sử dụng tính năng này thì việc nhờ vả công việc chỉ thông qua lời nói. Trong trường hợp nhờ vả bằng miệng, vì là sẽ không còn sót lại dữ kiện gì nên không biết được việc có thật sự đã nói hay không, hay việc đã quên đi người nói đã nói gì.
Chẳng hạn, Phía người nói mặc dù đã ghi chú nội dung chỉ thị thì họ cũng không biết là việc họ đã nói bằng miệng thật chưa.
Hoặc ngược lại, Phía bên người nhận chỉ thị cho dù đã ghi chú lại nội dung được chỉ thị cũng không hiểu là sự chỉ thị đó có thật sự chính xác hay có nhầm lẫn gì không?
Tóm lại, Sự trao đổi bằng miệng là nguyên nhân của sự rắc rối lớn đó là đã nói hay chưa nói.
Công việc quan trọng nếu quên sẽ gặp rất khó khăn không chỉ nói bằng miệng mà nên để lại dữ kiện một cách rõ ràng công việc đó " ai, làm gì và đến khi nào ".
Tôi nghĩ là tính năng gọi là ToDo này là tính năng rất quan trọng. Tuy nhiên, trong thực tế hầu như nó không được sử dụng.
Khi mà tôi đưa phần mềm Groupware vào áp dụng sử dụng thì tôi đã so sánh tính năng ToDo này và đã sử dụng nó.
Hầu hết không có phần mềm Group ware nào là không có tính năng ToDo. Trong Group ware thì tính năng ToDo tất nhiên là có kèm theo.
Tuy nhiên, trong Group ware thông thường thì chỉ quản lý được công việc của bản thân. Và nó trở thành tính năng được sử dụng để quản lý công việc của bản thân.
Nhưng, Phần mềm Group ware mà các bạn đang sử dụng nó có thể phát hành ToDo đến người khác. Đó là người nhờ cậy công việc " Làm gì, Đến khi nào " có thể đăng lục đến người mình muốn nhờ làm.
Group ware có thể làm được việc này là tính năng hiếm có ở các phần mềm khác.
Nhất định các bạn hãy sử dụng triệt để ToDo nhé!
September 2, 2008