Cách làm việc
No.260 Hãy tận dụng MemoPad.
Xin chào các ban!
Hôm nay tôi sẽ nói chuyện về tác dụng của cái gọi là MemoPad trong phần mềm Groupware
Hàng ngày các bạn thường ghi nhớ những việc phải nhớ như thế nào?
Có lẽ cũng có người ghi chép vào tập, có người dán giấy lên bàn. Hoặc có người có suy nghĩ là vì trong mail đã có rồi, nếu nhớ được thì tốt.
Nhưng, trong chức năng của máy vi tính, mail, nếu máy vi tính bị hư mà không backup lại dữ liệu thì sẽ bị xoá mất.
Trước đây tôi cũng từng nói nhiều lần về chuyện máy tính bị hư thì mail hay memo sẽ không còn.
Hay là, trong trường hợp viết trong tập thì cũng phải tìm xem là đã viết ở đâu trong đó.
Tuy nhiên, nếu sử dụng MemoPad thì việc tìm kiếm hay việc phân loại đều rất tiện lợi. Vì nó hiển thị sắp xếp theo thứ tự ngày tháng nên có thể ý thức được thời gian cận kề mỗi ngày.
Vả lại, Groupware nó khác với máy tính cá nhân là mỗi ngày nó đều backup dữ liệu. Vì vậy, cho dù máy vi tính có hư hỏng thì mọi thông tin có trong Group ware cũng không bị mất.
ToDo cũng có cùng với chức năng như vậy. ToDo có tính năng mà ai cũng có thể đăng lục mọi lúc.
MemoPad cũng có thể sử dụng giống như vậy nhưng có thể dùng vô kỳ hạn để ghi chép cho khỏi quên hay những ý tưởng.
ToDo có chức năng chia sẻ thông tin công việc, còn MemoPad là thanh công cụ cho cá nhân.
Vì có những việc rất dễ quên ngay tức thì do đó tôi đang cố gắng ghi chép vào MemoPad.
MemoPad tất nhiên không thể cho là một công cụ tốt nhưng, những việc gì cần nhớ mà cần lưu lại thì nó lại rất quan trọng.
Những công việc chưa cần gấp thì sếp thường nói là " Khi nào có thời gian thì làm. "
tuy nói thế nhưng lại rất dễ quên. Nhưng dù là việc chưa gấp thì không phải là việc không làm cũng được. Lúc nào đó mình sẽ phải làm nhưng phần lớn thường hay quên.
Không liên quan đến thứ tự công việc được ưu tiên mà việc quan trọng đó là chỉ thị của cấp trên tuyệt đối không được quên. Nếu không thể làm quen được với thói quen này thì dù có trao đổi với khách hàng không phải là cấp trên thì sẽ có khả năng quên ít nhiều.
Khách hàng nói là " khi nào có thời gian rảnh thì làm. " , và vì đây là công việc này không gấp nên không có lý nào công việc này sẽ không làm. Sẽ phải dành thời gian để hoàn thành công việc nhưng vấn đề ở đây chính là quên mất cái yêu cầu của khách hàng.
Việc không có thời gian để làm và việc quên những chuyện đã nghe mà không làm là hai chuyện hoàn toàn có ý nghĩa khác nhau.
Nếu bị khách hàng hay cấp trên hỏi là " Công việc đó tới đâu rồi? " thì thời hạn được cho đó chẳng phải là đã qua rồi sao. Sau khi nghe là " Khi nào có thời gian thì hãy làm " có nghĩa là thời gian giả định đó đã hoàn toàn trải qua mất rồi.
Như vậy, để không gặp rắc rối với không nói và đã nói sau đó thì hãy giữ lại Memo. Và không phải là giữ lại Memo mà hãy suy nghĩ phương pháp để lúc nào cũng có thể nắm bắt được giống như MemoPad.
Cảm ơn.November 19, 2008