Cách làm việc
No.275 Nói Nghe Viết.
Xin chào các bạn.
Hôm nay tôi sẽ giải thích về sự khó khăn của việc vừa nói chuyện vừa Ghi chép.
Trong các cuộc họp bàn thì việc Ghi chép là rất quan trọng.
Tuy nhiên, Trong cuộc họp cũng có lúc tuyền đạt những suy nghĩ của nhau và tranh luận.
Có nghĩa là, trong cuộc họp bàn ta phải làm cùng lúc 3 việc khác nhau như là Nghe, Nói, Ghi chép.
Trường hợp nghe bài giảng, có hai động tác đó là phải vừa nghe nội dung của người giảng bài và vừa phải ghi chép.
Hành động nghe trong trường hợp trên là vừa ghi chép để hiểu nổi dung và tóm tắt chính xác nội dung câu chuyện mình nghe.
Tuy nhiên, con người ta vừa nghe vừa ghi chép cùng lúc rất là khó khăn. Ví dụ, khi tôi vừa suy nghĩ vừa viết văn, nếu có ai đó đột nhiên bắt chuyện, tôi sẽ phải ngừng viết vì không thể bắt người khác phải đợi mình được.
Các bạn có thể vừa viết văn vừa nghe câu chuyện mà không dừng viết lại được không.
Việc vừa nghe chuyện, vừa viết văn cùng lúc thực sự dường như đang tiến hành đồng thời và trong lúc viết sẽ phải ngừng việc nghe, và trong lúc nghe sẽ phải ngừng việc viết.
Nếu vừa chuyển đổi hai hành động đó trong cùng một múc thì dường như ta đang làm đồng thời cùng lúc vậy.
Như vậy, cho dù có làm 2 việc Nghe và Viết là việc rất khó.
Vậy các bạn hãy thử suy nghĩ việc vừa tranh luận trong lúc họp bàn, vừa ghi chép làm tiên đề đó.
Việc tranh luận là nghe câu chuyện và lập tức bày tỏ quan điểm của bản thân đối với vấn đề đó. Nó khác với việc là sau khi nghe giải thích khái quát toàn bộ câu chuyện rối mới nêu ý kiến hay câu hỏi,
Trường hợp sau khi nghe giải thích mới đặt câu hỏi cũng được, đó là đặt câu hỏi sau khi đã tóm tắt các mục cần hỏi và chi chép nội dung lời giải thích. Tuy nhiên, Trường hợp này không phải là hành động cùng lúc Nghe, Viết, Nói.
Nếu không lý giải được việc này thì khi họp bàn với khách hàng sẽ không thể vừa nói chuyện vừa ghi chép được mà chỉ nói chuyện mà không ghi chép.
Nếu kết luận, thì việc hành động cùng lúc 3 động tác Nói chuyện, Nghe, Viết là việc cực khó, vậy có nên suy nghĩ những việc khó khăn hơn không? Khi tranh luận, nếu tập trung vào việc Nói chuyện và Nghe thì việc ghi chép là không có khả năng. Nếu Ghi chép trong khi tranh luận thì không thể tham gia tranh luận.
Vì vậy, việc ghi chép, ghi việc gì đó là việc rất quan trọng. Việc ghi từng giai đoạn thảo luận thì không cần thiết. Nếu cho là cần thiết như thế thì nên sử dụng Voice recorder sẽ tốt hơn.
Memo là ghi lại những mục quan trọng, hay những quy định để không bị quên. Hãy cố gắng ý thức việc đó và tham gia vào các cuộc họp.
Cảm ơn.December 11, 2008