Cách làm việc
No.303 Mối quan hệ tin tưởng và báo cáo
Xin chào các bạn !
Hôm nay tôi sẽ nói về tầm quan trọng của việc báo cáo.
Báo cáo là việc làm rất quan trọng dựa trên công việc. Vì nó có ý nghĩa làm tăng thêm sự tin tưởng giữa cấp trên và cấp dưới.
Hơn nữa những người không thể báo cáo chính xác trong công ty thì chắc chắn cũng không thể báo cáo rõ ràng cho khách hàng ở ngoài công ty được.
Báo cáo là xây dựng sự tin tưởng giữa người với người đó là việc rất quan trọng.
Ví dụ trường hợp được khách hàng tin tưởng trong công việc nếu cách báo cáo sai thì tôi nghĩ rằng khách hàng sẽ không hài lòng.
Phương pháp báo cáo có 3 loại chính.
Một là gặp đối phương và nói chuyện trực tiếp.
Trong báo cáo thì cần người có năng lực rất cao.
Điều quan trọng là để cho đối phương nhìn thấy được thành ý đối với từng nội dung báo cáo Ví dụ như lúc xin lỗi, lúc nhờ vả, hay lúc phát sinh vấn đề. việc gặp đối phương để nói chuyện thì đó là đều rất quan trong.
Nếu gặp để nói chuyện thì không chỉ truyền đạt được thái độ, cảm xúc khi nói chuyện mà còn truyền đạt được tất cả thái độ, dáng điệu của người đó nữa. Nói là truyền đạt được tất cả có nghĩa là nếu nói dối thì ngay lập tức bị phát hiện ngay.
Hơn nữa chính chỗ đó thì có thể hỏi chi tiết nội dung hơn là đặt câu hỏi. Chính vì thế xảy ra mâu thuẫn nếu giải thích một cách khó hiểu thì sẽ phát sinh những điều đáng tiếc trong nội dung báo cáo. Không những là đáng tiếc về nội dung của bài báo cáo mà về cả tính cách con người của người đó. Nói cách khác thì đối tượng không thể tin tưởng việc người đã báo cáo.
Việc gặp để nói chuyện là một việc rất khó nhưng cho dù là như thế thì muốn báo cáo mà không gặp mặt thì cũng không thể. nếu có thể được thì nên gặp mặt nói chuyện để đối phương có thể nhìn thấy được thành ý của mình là điều quan trọng.
Tiếp theo sau gặp trực tiếp là điện thoại hoặc nói qua skype.
Việc nói chuyện thì cũng giống như gặp trực tiếp để nói. Nhưng nói qua điện thoại thì không thể hiểu được thái độ của đối tượng. Chính vì thế đối phương chỉ có thể nghe nội dung câu chuyện bằng tai và hiểu nội dung đó. Vì vậy so với nói chuyện trực tiếp thì khó hơn.
Nói cách khác nói bằng điện thoại thì truyền đạt khó hơn.
Còn một cái khó hơn nữa là truyền đạt bằng văn bản, e-mail.
Tuy thế nhưng văn bản thì có thể lưu lại được. Việc nói rằng có thể lưu lại được có nghĩa là không có chuyện đã nói mà lại bảo là không nói. hơn nữa gửi bằng e-mail thì không biết được phản ứng của đối tượng. Chính vì thế cũng có trường hợp nếu cho dù có gửi đoạn văn gây ra hiểu lầm thì việc bác bỏ hay bổ sung vào không thể được.
Mỗi ngày tôi đọc gần 1000 e-mail của mọi người. Trong số đó thì cũng có những có những đoạn văn cho dù thế nào thì tôi cũng hiểu.
Hơn nữa nếu nói chuyện trực tiếp thì mặc dù tốn ít thời gian, nhưng cũng có cái phải giải thích bằng mail dài. Khi viết mail thì yêu cầu phải viết chính xác súc tích và ngắn gọn. vì thế điều quan trọng trong bản báo cáo là việc phải truyền tải nội dung không phải là viết ra những văn bản dài mà nên gặp nói chuyện trực tiếp.
Làm theo cách này thì cho dù báo cáo giống nhau nhưng tùy vào cách báo cáo nên ấn tượng của đối phương cũng thay đổi rất lớn.
Từ đầu tôi cũng đã có nói rồi, báo cáo là dựa trên xây dựng mối quan hệ tin tưởng giữa con người với con người là điều rất quan trọng. cũng có trường hợp nếu cách báo cáo sai thì sự tin tưởng bị phá vỡ.
cần nhận thức được rằng báo cáo là để xây dựng mối quan hệ tin tưởng hãy nghĩ đến tâm trạng của đối phương mà báo cáo các bạn nhé !
January 29, 2009