Nội quy
No.363 Chức năng Báo cáo-chuyền nhau xem
Xin chào các bạn.
Tuần trước công ty đã up Groups wave version mới .
Có rất nhiều chức năng mới đã được thêm vào Groups wave thế nhưng mà, ngày hôm nay tôi sẽ chỉ đề cập đến chức năng " 回覧・レポート" ( Báo cáo chuyền nhau xem ) .
Chức năng này, nếu nói một cách đơn giản thì đó công cụ Liên lạc-Báo cáo chỉ nội trong công ty với nhau thôi.
Nó có thể sử dụng giống như mail nhưng có chức năng khác với mail cho nên tất nhiên là nó không giống với mail. Vì vậy, nó không thay thế được mail.
Ưu điểm nổi trội của chức năng này khác nhau với mail là biết được người nào đã đọc nội dung mail đó khi nào, lúc mấy gờ.
Trước đây, việc trao đổi thông tin nội bộ trong công ty xảy ra rất nhiều trường hợp không rõ là mail đến rồi nhưng chưa biết là đã đọc và hồi đáp lại hay chưa. Và đôi khi cũng phải nhắc nhở xem là " đã đọc mail đó chưa? " nữa.
Trong số đó thì cũng có những trường hợp như " Vẫn chưa đọc mail " hay là " bỏ sót mail " và cũng sợ là không cảm thấy sự quan trọng trong nội dung mail.
Có những trường hợp xấu nhất là đã đọc rồi nhưng quên mất nội dung cho nên biện hộ là " Vẫn chưa đọc mail " hay là " bỏ sót mail ". Tuy nhiên, đó là vì tự mình nói cho nên không thể kiểm chứng được lời nói đó là lời nói dối hay lời nói thật.
Thực tế thì ngay cả tôi cũng có lúc bỏ sót mail. Nguyên nhân là vì lượng mail của tôi nhận hàng ngày quá lớn nên mail có khả năng bị ẩn dật mất. Cho dù là có sử dụng chức năng lọc mail và làm dấu từng nốc thời gian nhận mail thì những mail cần xử lý có quá nhiều nên nó vẫn còn nguyên vị trí.
Chức năng Báo cáo-chuyền nhau xem lần này sẽ giải quyết giúp chúng ta vấn đề trên.
Đối với nội dung mail đã gửi vì là có thể biết được người nào đã đọc mai đó khi nào, lúc mấy gờ cho nên sẽ không xảy ra trường hợp như " Vẫn chưa đọc mail đó."
Vả lại, nếu không ý thức và bấm vào " 確認済" (Đã đọc xong) thì bài viết đó sẽ luôn được hiển thị trên trang đầu của Groups wave do đó mà sẽ không có trường hợp bỏ sót mail được.
Tức là, thanh công cụ sử dụng để Liên lạc- Báo cáo nội trong công ty có thể làm được những chức năng mà trong mail không làm được..(còn một câu bên dưới, vui lòng dịch giùm tui với)
Trước đây cũng có trường hợp xảy ra " Vẫn chưa đọc mail " hay là " bỏ sót mail " vì nội dung mail giữa bên ngoài và bên trong công ty lộn xộn thế nhưng, sau này tuyệt đối không thể xảy ra trường hợp " Bỏ sót mail ".
Như vậy theo tôi nghĩ thì việc sử dụng chức năng Báo cáo-chuyền nhau xem, xem như là công cụ cho việc Liên lạc-Báo cáo trong công ty và có thể chia sẻ thông tin với nhau khác so với trước đây.
Tuy nhiên, Chức năng Báo cáo chuyền tay này hoàn toàn không giống với mail. Không chừng sẽ có thay đổi cải tiến chức năng sau này nhưng, tạm thời cần thiết phải hiểu được sự khác nhau với mail. Về vấn đề đó là vì thứ tự thông báo hãy cũng sử dụng chức năng Báo các chuyền tay này không phải mail để Liên lạc-Báo cáo trong công ty một cách căn bản.
April 27, 2009