Cách làm việc
No.366 Sự quan trọng của việc chia sẻ thông tin
Xin chào các bạn.
Tuần này tôi sẽ giải thích cho các bạn về chức năng Groupwave.
Tuy nhiên, Việc mà tôi muốn nói ở đây không phải là bản chất của chức năng, Cũng không phải là sự tuyên truyền cho các tính năng của Groupwave, và cũng không chỉ đơn giản là tận dụng hết các chức năng của Groupwave.
Tôi cũng đã giải thích nhiều lần tại sao chúng ta nên sử dụng Groupwave và mail. Đó là vì tôi muốn việc chia sẻ thông tin được triệt để.
Do vậy, tại sao lại cần thiết phải chia sẻ thông tin.
Nếu nói một cách đơn giản là vì tôi mong muốn kết hợp trí tuệ của nhiều người lại với nhau.
Tôi suy nghĩ là không phải tri thức của một cá nhân mà rất cần phải có được tri thức và kinh nghiệm của nhiều người và hơn thế nữa sẽ có thể có những ý tưởng hay và có thể làm được công việc thích hợp.
Đối với tôi thì việc chia sẻ thông tin chính là việc mà toàn thể nhân viên có thể xem được mail của nhau.
Nếu làm được như vậy, thì sẽ không liên quan đến vị trí cao thấp như trước đây mà mối quan hệ bình đẳng mới sẽ được sinh ra.
Ví dụ như chúng ta hãy cùng báo cáo hàng ngày cho cấp trên. Tuy nhiên, thì việc báo cáo hàng ngày mang tính chất chung chung như thế này chỉ nhắm đến cấp trên biết mà thôi chứ nó không phải là chia sẽ thông tin.
Nếu, toàn bộ nhân viên có thể đọc được báo cáo hàng ngày đó thì đối với những người chưa có kinh nghiệm về những công việc như thế thì không chỉ là lời khuyên của cấp trên mà còn có thể tham khảo được ý kiến, kinh nghiệm của những người đi trước có cùng vấn đề tương tự.
Đây chính là cách chia sẻ thông tin mà tôi nghĩ.
Tuy nhiên, trong việc thực hiện chia sẻ thông tin sẽ rất cần thiết phải suy nghĩ thứ tự, trình tự công việc.
Đó là vì, đối với lượng thông tin vượt quá mức thì có thể sẽ gây trở ngại đến công việc. Nếu tất cả nhân viên hàng ngày đều nhận cỡ ngàn mail thì việc chỉ đọc thôi cũng trở nên rất khó khăn.
Không chỉ khó khăn mà đối với tôi thì việc mà tôi quan tâm nhất có khả năng những mail quan trọng bị vùi lấp.
Công việc của tôi là nắm bắt toàn bộ hiện trạng nơi làm việc. Đó là vì công việc cho nên tôi phải tự mình suy nghĩ cách xử lý hàng ngàn mail đến mỗi ngày.
Tuy nhiên, đối với các công nhân viên thì việc nắm bắt tình hình công việc ở nơi làm việc khác không phải là công việc chính.
Do đó mà hiện nay thì những mail gửi đi đều có add địa chỉ mail của các vị quản lý là CC.
Thế nhưng, khi gia tăng sự chia sẻ thông tin theo từng giai đoạn thì cũng cần thiết phải gia tăng thêm lượng thông tin theo tỷ lệ đó. Nói một cách khác là để có thể chia sẻ thông tin thì cần thiết phải xử lý thông tin gia tăng đó cho tốt. Để không bị rơi vào trong tình trạng quá tải thông tin thì cần thiết phải nuôi dưỡng khả năng chọn lọc thông tin.
Tôi nghĩ nếu toàn thể nhân viên có thể chia sẻ thông tin với nhau và có thể có được những thông tin cần thiết một cách tự do thì tốt biết bao.
Để làm như vậy, thì rất cần thiết phải chọn lọc thông tin giỏi chẳng hạn như vai trò của Group wave và cách xử dụng mail.
Nếu có thể chia sẻ thông tin được thì tôi rất mong muốn đầu từ và sử dụng các phần mềm mới và lắp đặt thêm các tiện ích giống như Group wave.
Không bao lâu nữa thì cả việc chia sẻ thông tin bằng danh thiếp cũng sẽ được bắt đầu.
Các bạn hãy hiểu sự quan trọng của việc chia sẻ thông tin mà tôi đã nói nhé.
May 1, 2009