Cách làm việc
No.405 Hãy cùng sử dụng ToDo
Xin chào các bạn.
Hôm nay tôi sẽ giải thích về chức năng ToDo của Groupware.
Trước đây tôi cũng đã từng nói rất nhiều lần với các bạn là hãy sử dụng chức năng này, thế nhưng mà số người sử dụng chức năng này vẫn còn hạn chế.
Nếu sử dụng chức năng ToDo này thì chúng ta có thể chia sẻ thông tin ở cả hai phía, như vậy thì cả phía người yêu cầu công việc và phía người thực hiện đều biết công việc đó sẽ được tiến hành cho đến khi nào phải hoàn thành, nội dung công việc là gì và người thực hiện nó.
Những việc mà có thể chia sẻ thông tin liên quan đến công việc thì sẽ không xảy ra những mẫu thuẫn hay hiểu lầm chuyện đã nói hay chưa nói giữa sếp và nhân viên hay có thể thấy tận mắt những công việc phải làm mà không bị quên, bỏ sót.
Hàng ngày khi chúng ta làm việc thì chúng ta cũng phải làm khá nhiều những công việc người khác nhờ vả. Do đó mà chúng ta cần phải nắm rõ được thứ tự công việc ưu tiên và thời hạn hoàn thành công việc một cách đầy đủ.
Vấn đề là ở chỗ quên không làm những việc mà cấp trên chỉ thị. Và dần dần trở thành vấn đề xem nhẹ chỉ thị của cấp trên. Không chỉ thế, mà việc quên làm đó có thể sẽ gây ra tình trạng rất nghiêm trọng hoặc sẽ gây ra sự rắc rối cho cả khách hàng nữa.
Vì vậy, tuyệt đối không được để xảy ra những việc như là quên làm theo những chỉ thị của cấp trên giao cho.
Vì lý do đó mà các bạn hãy tận dụng, sử dụng chức năng ToDo nhé.
Cũng có người ghi chú những công việc sẽ làm của bản thân vào sổ cá nhân cho nên chắc chắn người đó sẽ không quên, nhưng có thể họ sẽ quên là công việc đó đã ghi chú ở đâu đó trong cuốn sổ đó.
Nếu sử dụng chức năng ToDo này thì nó sẽ báo cho ta biết thời gian sắp hết hạn hoàn thành công việc. Hơn nữa, nếu chúng ta đăng ký (chọn người xem thông tin đó) đồng thời cả với cấp trên, người đã chỉ thị công việc cho chúng ta thì chúng ta có thể chia sẻ cả nội dung công việc cũng như thời hạn hoàn thành.
Chúng ta hãy tận dụng, sử dụng chức năng như thế này nhé.
Chuyện các bạn sử dụng sổ, tập để ghi chú công việc phải làm thì cũng không có vấn đề gì cả, tuy nhiên, nếu lỡ các bạn quên không là công việc đã ghi chú đó thì điều đó lại được coi là vấn đề các bạn không quan tâm đến chỉ thị mà tôi đưa ra là các bạn hãy tận dụng chức năng ToDo. Hơn nữa, sổ tay ghi chép của mỗi cá nhân sẽ không thể chia sẻ thông tin được. Vì thế mà không ai biết được thực sự người đó đã ghi chép gì trong sổ của họ.
Bất kể là vấn đề như thế có xảy ra đi nữa, nhưng nếu để xảy ra việc quên không làm những công việc mà cấp trên giao cho thì người đó mới có vấn đề.
Tóm lại, vấn đề không phải là việc sử dụng chức năng ToDo mà là việc tuyệt đối không được quên công việc được giao.
June 30, 2009