Cách làm việc
No.421 Không để xảy ra những lỗi giống nhau
Xin chào các bạn.
Trong các buổi chào lễ sáng tôi đã nói chuyện rất nhiều lần về lỗi sai trong công việc.
Và tôi cũng đã nói chuyện về việc làm thế nào để tránh phạm lỗi hay làm thế nào để có thể phát hiện ra lỗi.
Hôm nay tôi sẽ nói chuyện về việc ứng phó khi đã phát sinh ra lỗi hay khi có vấn đề gì đó.
Khi phát sinh ra lỗi hay vấn đề gì đó thì cùng lúc tôi nghĩ ngay đến những việc liên quan đến 2 trường hợp dưới đây.
Trước tiên, điều thứ nhất là tại sao lại xảy ra vấn đề đó. Tôi sẽ tìm hiểu rõ về nguyên nhân xảy ra vấn đề. Và việc quan trọng lúc đó không phải là quyết định sửa lỗi đó ngay lập tức.
Việc sửa lại lỗi đã phát sinh là việc rất quan trọng. Phải cố gắng ứng phó thật sớm. Tuy nhiên, nếu chỉ nghĩ đến việc sửa sai mà không biết được nguyên nhân thì tùy theo mỗi trường hợp mà có khi là không thể truy ra được nguyên nhân, hay là không thể dựng lại được vấn đề đó.
Tuy nhiên, khi phát sinh vấn đề thì phán đoán của cấp trên là sẽ ưu tiên làm việc gì trước thì rất quan trọng. Vì ở đây đòi hỏi năng lực phán đoán một cách tổng quát chứ không phải là sự phán đoán chủ quan của bản thân nên hãy tuân theo quyết định của cấp trên.
Ví dụ như trường hợp có hỏa hoạn thì ngay lập tức phải chữa cháy. Ở trường hợp đó thì không có thời gian để mà suy nghĩ đến nguyên nhân gây ra hỏa hoạn. Vì vậy, tùy theo mỗi trường hợp mà thứ tự công việc ưu tiên sẽ thay đổi.
Tuy nhiên, ngoài những trường hợp khẩn cấp như trên thì tôi nghĩ việc phân tích được nguyên nhân xảy ra vấn đề là rất quan trọng.
Vì việc đó liên quan đến điều thứ hai là đề phòng tái phạm lỗi.
Khi phân tích được rõ ràng nguyên nhân xảy ra thì tùy vào đó mà có thể kiểm tra, xem xét để không phát sinh ra cùng một vấn đề đó ở công việc khác. Tùy vào việc kiểm tra mà sẽ đề phòng việc vấn đề đó sẽ phát sinh lại.
Nếu chúng ta ưu tiên giải quyết vấn đề trước, cho dù tình trạng đó có khả năng sẽ phát sinh ra lỗi giống như vậy, và nếu trì hoãn việc tìm kiếm nguyên nhân thì trong lúc giải quyết vấn đề có thể là lỗi đó lại xảy ra nữa.
Nếu có thể phân tích cụ thể khả năng phát sinh ra lỗi thì sẽ có thể ứng phó sao cho không gây ra lỗi đó nữa. Nói tóm lại là, nếu không xảy ra vấn đề gì ở những lần sau thì có thể giải quyết vấn đề phát sinh trước tiên.
Khi phát sinh ra vấn đề giống như vậy thì tôi suy nghĩ đến việc phân tích rõ nguyên nhân đồng thời làm sao để từ nay về sau không xảy ra vấn đề giống như vậy nữa.
Ngoài ra, tôi còn quyết định vị trí ưu tiên nên ứng phó theo thứ tự như thế nào để có được hiệu quả. Những việc này rất quan trọng.
Khi phát sinh vấn đề, cho dù đã khiển trách người gây ra lỗi thì đó cũng không phải là cách hay. Việc chúng ta lỡ gây ra lỗi là việc không thể tránh khỏi.
Việc làm sao để không xày ra vấn đề giống thế nữa là việc quan trọng. Vì thế cần phải hiểu chính xác là tại sao lại xảy ra lỗi đó.
Để hiểu được chính xác nguyên nhân thì những người liên quan phải thông báo rõ ràng, không khai dối hay nói xạo về quá trình thực hiện và phát sinh lỗi tại thời điểm đó. Người tìm ra lỗi và người gây ra lỗi hãy hiểu nghĩa vụ của mình là truyền đạt chính xác tình huống phát sinh vấn đề.
Những việc như nói xạo hay che giấu là không được. Việc đã làm mà lại nói là không làm thì chúng ta không chỉ không tìm ra được nguyên nhân mà còn không thể tin tưởng người đó được nữa. Tôi xin nhắc lại, người gây ra lỗi không phải là xấu nhưng việc quan trọng là làm sao để không gây ra những lỗi tương tự như vậy nữa.
Việc xấu ở đây là người gây ra những lỗi giống nhau. Việc nhiều lần gây ra những lỗi giống nhau là không được. Đối với việc làm sao để không xảy ra những chuyện như thế nữa thì chúng ta phải phân tích xem làm thế nào mà lại phát sinh vấn đề đó và phải thay đổi cách làm việc.
Cảm ơn.July 23, 2009