Cách làm việc
No.461 Cách viết ghi chú
Xin chào các bạn.
Hôm nay tôi sẽ nói về cách ghi chú lại khi hội họp.
Khi tiến hành các cuộc họp điều quan trọng là việc tiếp thu toàn bộ câu chuyện của đối phương. Nếu chúng ta không thể tiếp thu được hay hiểu nhầm chuyện của đối phương thì cuộc họp không thể tiến hành tốt được.
Do đó, chúng ta cần phải vừa họp vừa ghi nhớ chính xác lời nói của đối phương.
Sẽ không có vấn đề gì nếu chúng ta có thể ghi nhớ xác thực lời nói của đối phương đồng thời suy nghĩ ý kiến của mình.
Thế nhưng, con người không thể không tập luyện mà có thể làm đồng thời 2 việc cùng lúc.
Vì thế tôi đã tập luyện để viết ghi chú một cách khéo léo. Nhờ vậy mà hiện giờ hầu như trong các cuộc họp tôi không cần viết ghi chú.
Do đó, tôi sẽ truyền đạt phương pháp viết ghi chú khéo léo.
Trước tiên, điều chúng ta phải biết là tốc độ viết ghi chú tuy nhanh nhưng vẫn chậm hơn tốc độ nói. Nếu chúng ta không hiểu hết điều này thì chúng ta không thể theo kịp tốc độ nói của đối phương và bỏ sót khi viết.
Do đó, chúng ta không nên viết như bài văn mà cố gắng sắp xếp từ vựng, sử dụng ký hiệu thì hiệu suất sẽ cao hơn.
Ví dụ, trường hợp "ABC không làm" thì viết là "ABC ×" và cố gắng giản lược nội dung viết.
Ngoài ra, thêm một điều quan trọng trong quá trình viết ghi chú là việc xác định rõ các hạng mục quan trọng.
Do đó, nếu chúng ta ký hiệu mức độ quan trọng ở bên cạnh những từ ngữ đã viết thì sẽ tiện lợi hơn.
Ví dụ, chúng ta sẽ ghi dấu ◎ cho những nội dung nào do chính mình tiến hành, và ghi dấu 〇 cho những điều mà người khác tiến hành. Làm như vậy chúng ta có thể tóm tắt một cách đơn giản người nào làm cái gì.
Việc viết ghi chú là việc rất quan trọng.
Thế nhưng, việc quan trọng nhất là chúng ta không cần viết ghi chú mà vẫn có thể trao đổi và nắm bắt được toàn bộ những điều đối phương nói. Chúng ta không nên mãi mê viết ghi chú mà gây trở ngại cho cuộc họp.
Chúng ta viết ghi chú nhằm ghi lại cẩn thận những việc đã được quyết định và tiến hành một cách chính xác. Vì vậy, tốt hơn là chúng ta cố gắng viết ghi chú một cách đơn giản, gọn gàng, nhanh chóng và chính xác.
Tôi xin lặp lại một lần nữa là tốc độ viết ghi chú nhanh nhưng vẫn chậm hơn tốc độ nói. Vì vậy, khi chúng ta tập trung cho việc viết ghi chú thì ngược lại có khả năng chúng ta nghe sót những nội dung quan trọng.
Lý do viết ghi chú là để ghi nhớ lại những việc quan trọng. Nếu chúng ta nghe sót những nội dung quan trọng thì việc viết ghi chú đó không có ý nghĩa gì cả.
Viết ghi chú là rất quan trọng. Tuy nhiên, chúng ta cần tập luyện sao cho có thể viết ghi chú một cách đơn giản, rõ ràng, nhanh chóng và chính xác thì cuộc họp sẽ diễn ra suôn sẻ.
Chúng ta không thể làm việc này ngay được. Nếu chúng ta không có ý thức tập luyện thì không thể nào làm được. Con người không thể không tập luyện mà có thể làm tương đương đồng thời hai việc. chúng ta hãy biết rõ điều đó.
Cảm ơn.September 17, 2009