Cách làm việc
No.473 Phân loại mail
Xin chào các bạn.
Hôm qua, tôi đã nói về việc không bỏ sót mail.
Vì thế tôi sử dụng chương trình lọc mail và cố gắng tuyệt đối không bỏ sót những mail quan trọng.
Thế nhưng, cho dù chúng ta cố gắng không bỏ sót mail như thế nào đi nữa, mà nếu không trả lời mail đó thì cũng không có ý nghĩa gì.
Đối với người đã gửi mail thì họ chỉ cần biết việc chúng ta trả lời mail, chứ họ không biết chúng ta có đọc mail hay không.
Tóm lại, nếu chúng ta không trả lời thì đối phương sẽ nghĩ giống như là chúng ta bỏ sót mail.
Vì vậy, tôi đang suy nghĩ làm sao cho không những chúng ta không bỏ sót mail mà còn không quên trả lời mail.
Chúng ta cần phải mất một khoảng thời gian nào đó để trả lời mail. Cũng có khi chúng ta không có thời gian để trả lời mà chỉ đọc mail.
Khi đi nước ngoài, có khi chúng ta phải xử lý mail trong khoảng thời gian ít ỏi mà chúng ta có được. Cũng có khi mail bị dồn lại vì chúng ta đi nước ngoài suốt, hay do cuộc họp kéo dài.
Những lúc như vậy thì việc xử lý mail sẽ do những người cấp dưới tuần tự trả lời. Do đó, chúng ta cần thời gian trả lời và đọc lướt qua các mail đã bị dồn lại. Chúng ta sẽ không đủ sức để xử lý mail.
Tôi đặc biệt chỉ cho các các bạn việc đọc mail và trả lời. Việc đọc mail phải cố gắng hết sức đọc thật nhanh và không bỏ sót những mail quan trọng. Và chúng ta phải trả lời chính xác làm sao cho không quên.
Vì vậy những mail phải trả lời thì tôi làm bộ lọc mail gọi là chưa xử lý, và trong số những mail quan trọng đã đọc xong tôi sẽ phân loại ra những mail nào cần trả lời. Những mail đã được phân loại thì chúng ta sẽ đưa lại vào bộ lọc mail thông thường sau khi giành thời gian trả lời xong.
Làm như vậy thì cho dù có ít thời gian như thế nào đi nữa chúng ta cũng có thể miệt mài đọc mail và ngăn ngừa việc quên đọc mail. Đồng thời chúng ta có thể trả lời chính xác và cũng ngăn ngừa việc quên trả lời. Như vậy, với việc phân loại mail tôi sẽ làm việc hiệu quả hơn.
Các bạn đang ngăn ngừa việc quên trả lời mail như thế nào? Các bạn hãy nhận thức rõ rằng việc quên trả lời mail thì kết quả cũng giống như quên đọc mail vậy.
Cảm ơn.October 8, 2009