Thông báo
No.511 Thận trọng với mail
Xin chào các bạn.
Hôm qua tôi đã nói việc chú ý khi trả lời mail bằng điện thoại di động.
Thế còn mail nhận từ công ty, các bạn hãy một lần suy nghĩ xem mail không phải là sở hữu của cá nhân mà là vật sở hữu của công ty. Việc này cho đến bây giờ tôi đã nhắc đi nhắc lại nhiều lần nhưng sẽ nhắc thêm một lần nữa.
Ở Mĩ, có nghĩa vụ phải bảo lưu mail của công ty trong 3 hoặc 7 năm. Gần đây, theo luật SOX có quan điểm phòng chống sử dụng thông tin bất chính và bảo mật thông tin cá nhân, nên ngay cả các xí nghiệp Nhật Bản cũng đánh giá cao tính cần thiết trong việc bảo lưu mail.
Gần đây, khi công ty dính líu đến các vụ kiện cáo gì thì mail trở thành chứng cứ quan trọng cho nên việc bảo lưu mail lâu dài ở các công ty cũng đang tăng lên.
Ngay cả công ty chúng ta, cũng đã có nhiều lần in lại nội dung mail và nói chuyện với luật sư. Công ty khách hàng cũng đã từng gặp rắc rối với nội dung mail.
Như vậy, mail của công ty dù trong trường hợp là nhân viên đang sử dụng mail nhưng vì do công ty cung cấp nên không phải là của cá nhân mà xem như là mail của công ty.
Vì vậy, ở công ty chúng ta toàn thể nhân viên có nghĩa vụ khi gửi mail phải CC cho người quản lý. Vì khi đó sẽ phát hiện ngay vấn đề, trường hợp không gửi kèm CC, thì sẽ coi đó là hành vi không tuân theo mệnh lệnh công ty.
Trường hợp không gửi kèm CC khi có phát sinh vấn đề vì không tuân theo chỉ thị của công ty nên trở thành hành vi tự ý cá nhân.
Thế nên, để hợp với tình hình xã hội, nên cũng phải thay đổi để sử dụng mail một cách thận trọng hơn.
Nếu mà không nhận thức được đầy đủ điều này thì sẽ trở thành vấn đề lớn.
Hôm qua, tôi đã nói về việc chú ý trả lời mail bằng điện thoại di động, đối với mail của công ty hay mail của khách hàng khi trả lời bằng điện thoại di động thì rất dễ dàng, nhưng có khả năng phát sinh ra nhiều vấn đề.
Đương nhiên, cần phải thận trọng đối với nội dung mail. Mail khác với điện thoại, không chỉ còn lưu lại mà còn tùy theo nội dung cũng dễ bị hiểu lầm, còn khi gọi điện thoại trực tiếp thì không thể xác nhận được có hiểu lầm hay không.
Vì vậy, nếu nói một từ làm tổn thương đối phương thì sẽ xảy ra vấn đề lớn.
Tuy nhiên, không thể tránh việc không sử dụng mail. Phần lớn công việc của công ty, dù là nói chuyện điện thoại được nhưng có nhiều việc cần phải lưu lại nên việc lưu lại rất quan trọng.
Cũng có khi không có ý định lưu lại thì trong trường hợp này không được tự ý phán đoán mà phải thảo luận với cấp trên. Vì sẽ xảy ra vấn đề lớn đối với những mail không lưu lại.
Mail là phương tiện thông tin liên lạc không thể thiếu. Cần phải hiểu rõ và sử dụng đúng phương tiện thông dụng này.
December 4, 2009