Nội quy
No.524 Chức năng của lịch làm việc
Xin chào các bạn.
Hôm nay tôi xin nói về chức năng của lịch làm việc trên groupware.
Khi nhìn vào lịch làm việc trên groupware thì các bạn có thể nhìn thấy cả lịch làm việc của tôi.
Khi tôi mở lịch làm việc, chắc chắn là tôi có thể nắm rõ bạn đang làm gì, bạn gặp ai vào lúc nào, bạn đang tham gia vào cuộc họp nào.
Khi các bạn sử dụng chức năng groupware, các bạn có thể nhìn thấy nội dung bên trong lịch làm việc của tôi giống như nội dung của một quyển sổ tay.
Ngoài ra, tôi có thể nói với người phụ trách và người kinh doanh rằng nếu lịch làm việc của tôi đang trống thì hãy lên lịch gặp khách hàng và các cuộc hẹn cho tôi.
Vì vậy, trong lịch làm việc của tôi, không chỉ tôi tự đăng ký vào đó mà bất kỳ nhân viên nào cũng có thể đăng ký cho tôi bất cứ lúc nào.
Do đó, nếu tôi không thường xuyên nhìn vào lịch làm việc trên groupware, tôi sẽ không thể biết được rằng lịch làm việc của tôi đang trống hay đã được lấp đầy. Vì vậy, khi bạn đăng ký vào đó, bạn hãy chọn "gửi mail" trong mục "phương pháp thông báo" . Đó là vì tôi có thể nắm rõ những gì đã đăng ký thông qua mail.
Tôi nghĩ rằng tôi muốn các bạn dần dần sử dụng thời gian của tôi. Các bạn sẽ cần tôi vào những thời gian cần thiết.
Tôi muốn công khai thông tin, bao gồm tất cả hành động của tôi cho đến bấy giờ.
Đó là vì tôi cũng muốn nhận được cách làm công khai tương tự như vậy từ các bạn.
Tuy nhiên có một điều đáng tiếc là cũng có người đi ra ngoài vào một lúc nào đó mà không liên quan đến những dự định trong lịch trình. Hơn nữa, trong lịch làm việc có đăng ký là đi thăm khách hàng, nhưng cũng có người không viết là gặp ai, ở đâu để giấu chuyện đi thăm ai đó vì việc riêng.
Vì đây là lịch để làm việc nên việc không mở lịch ra xem sẽ xảy ra vấn đề. Hiện tại, trong công ty của chúng ta, tôi nghĩ là không có nhiều dự án phải thận trọng đến mức giấu chuyện đi gặp ai.
Như vậy trước hết các bạn hãy chú ý khi công khai lịch làm việc. Đó là bước đầu tiên của việc sử dụng chung thông tin và công khai thông tin.
Tôi muốn ít nhất bạn nào cũng phải công khai lịch làm việc của mình. Đó là chủ trương của tôi.
Cảm ơn.December 24, 2009