Cách làm việc
No.512 Đăng kí trên ToDo sau khi được chỉ thị
Xin chào các bạn.
Hôm nay tôi sẽ nói về tính năng ToDo của Groupware. Đây là lần thứ 8 tôi giải thích về tính năng ToDo. Từ trước đến giờ tôi đã nói hãy sử dụng ToDo đến 7 lần rồi.
Thế nhưng, khi tôi thử điều tra hiện trạng sử dụng thì chỉ có một số người đang sử dụng thôi. Người đang sử dụng thì sử dụng tấp nập, nhưng người không sử dụng thì hoàn toàn không có thành tích đã sử dụng.
Trong số những người chưa từng sử dụng thì có người nghĩ rằng vì bản thân có thể tự viết ghi chú vào sổ tay nên không có vấn đề gì nữa.
Những người đó không hiểu được sự khác biệt giữa việc viết ghi chú và tính năng ToDo. Vì có thể làm những việc giống nhau nên họ cho rằng dù là viết vào sổ tay cũng không có vấn đề gì cả.
Có thật là nếu viết ghi chú vào sổ tay thì không có vấn đề gì không?
Nếu không có vấn đề gì thì tôi đã không nói về việc sử dụng ToDo đến bao nhiêu lần như thế. Ví dụ như, có người sẽ quên những công việc được chỉ thị từ cấp trên. Mặc dù có viết ghi chú vào sổ tay nhưng vẫn quên thời hạn, để cho cấp trên phải chú ý đến và nói lại một lần nữa.
Điều đó là vì sổ tay thì không có tính năng báo thức. Viết ghi chú mà xử lý công việc tuần tự theo thời hạn thì không có vấn đề gì nữa, nhưng thông tin được ghi trong sổ tay rất là nhiều, mặc dù viết ghi chú đến lúc nào phải làm những gì nhưng nếu quên thời hạn đó cũng không còn ý nghĩa gì nữa.
Ví dụ như dù là viết ghi chú mà kết quả là quên hay là không thể giữ được thời hạn thì hoàn toàn giống với việc không viết ghi chú.
Ngoài ra, không phải chỉ là bản thân mà bao gồm cả phía đã ra chỉ thị cũng có thể chia sẻ những thông tin đó. Vì nhiều người viết ghi chú vào sổ tay, không thể chia sẻ thông tin nên cách sử dụng hoàn toàn khác. Đặc trưng lớn nhất là chia sẻ những thông tin này.
Nếu đã chia sẻ ToDo thì sau đó sẽ không còn là việc cho rằng đã nói hay chưa nói nữa. Đồng thời cũng có nhiều người viết ghi chú vào sổ tay một cách chính xác. Ai sẽ có thể phòng tránh được việc cho rằng đã quên viết ghi chú vào sổ tay.
Lần này là lần thứ 8 tôi giải thích về ToDo. Nếu chỉ bản thân mình viết ghi chú vào sổ tay thì không tốt, các bạn hãy hiểu tầm quan trọng trong việc cùng chia sẻ thông tin với cấp trên là những người đã ra chỉ thị và hãy sử dụng ToDo.
Việc sử dụng ToDo là việc mà cả phía đưa ra chỉ thị và phía nhận chỉ thị từ cấp trên đều có nghĩa vụ đăng kí trên ToDo, cũng giống như có nghĩa vụ viết ghi chú.
Cảm ơn.December 7, 2009