Cách làm việc
No.529 Ủy quyền
Xin chào các bạn.
Hôm qua tôi đã nói về việc sẽ duy trì sự ủy quyền và phân định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn trong khoảng thời gian một năm.
Người có trách nhiệm cao nhất ở mỗi văn phòng được gọi là người điều hành. Tôi sẽ giao cho những nhân viên này những quyền hạn để họ có thể hoàn thành trách nhiệm của mình dựa trên việc phân định trách nhiệm rõ ràng.
Và người có trách nhiệm ở mỗi phòng ban trong các văn phòng được gọi là trưởng phòng.
Trách nhiệm và quyền hạn của trưởng phòng sẽ do người điều hành quyết định. Cùng với quyết định này, trưởng phòng sẽ chịu trách nhiệm thực hiện để đạt được kết quả cao nhất. Ngoài ra, trưởng phòng và người điều hành sẽ trao đổi với nhau mỗi ngày, người điều hành sẽ đưa ra ý kiến về việc mỗi bộ phận có thực hiện đủ chức năng của mình không.
Trưởng phòng của mỗi bộ phận sẽ phải suy nghĩ về những phương sách nhằm giúp bộ phận đưa ra được kết quả cao nhất. Công việc của trưởng phòng sẽ là suy nghĩ xem sẽ có những rủi ro gì xảy ra, phương pháp làm nào là tốt nhất.
Trưởng phòng sẽ phải suy nghĩ về hàng loạt những phương pháp, và từ nhiều sự lựa chọn khác nhau, trưởng phòng sẽ phải so sánh những điểm có lợi và những điểm bất lợi, phải cân nhắc về những giả thuyết có thể xảy ra nhất và những cách làm dễ dàng đưa ra kết quả cao nhất.
Mỗi nhân viên sẽ phải đưa ra những suy nghĩ, phương án, dữ liệu nhằm giúp cho trưởng phòng đưa ra những phán đoán hợp lý. Trưởng phòng sẽ tiến hành lựa chọn các đối sách hiện có, xem xét lại nội dung mà các nhân viên trong phòng đã đưa ra.
Ngoài ra trưởng phòng sẽ xem xét những nguồn lực và chi phí cụ thể để thực hiện những phương sách đó, đồng thời chỉ cho những người điều hành có trách nhiệm cao nhất ở mỗi văn phòng thấy được nội dung đó là có khả năng thực hiện được.
Người điều hành vừa suy nghĩ cho công việc của toàn bộ văn phòng, vừa phải nắm bắt được khả năng thực hiện của các phương sách này. Ngoài ra, trưởng phòng phải thể hiện cho người điều hành thấy được khả năng thực hiện của các phương sách này đồng thời phải làm cho họ hiểu rõ.
Đây là cách thức mà tôi sẽ ủy thác, phân định rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn.
Nếu nói một cách đơn giản thì đối với người có trách nhiệm làm ở chỗ khách hàng sẽ phải chịu trách nhiệm suy nghĩ về những nội dung được cho là có tính hiệu quả cao nhất, và người này cũng sẽ có quyền hạn để thực hiện những suy nghĩ đó.
Trưởng phòng không trao đổi với người điều hành, việc gì cũng làm một cách tự do thì không hẳn là tốt. Tôi chỉ dự định giao cho họ những quyền hạn tự do tiến hành mọi việc khi có thể giao được mà thôi. Tuy nhiên điều đó cũng không có nghĩa là tốt khi làm việc mà không trao đổi gì. Có thể nói rằng quyền hạn của người mà ta không thể trao đổi được với họ cũng sẽ ít đi.
Tôi nghĩ là tôi sẽ giao quyền hạn để đưa ra được kết quả tốt cho những phán đoán trong công việc, đồng thời cũng sẽ giao trách nhiệm ứng với quyền hạn đã cho. Tuy nhiên, tôi mong muốn mọi người trao đổi thoải mái và việc ấn định trách nhiệm không chỉ có trong công việc mà thôi.
Mục đích của tôi không chỉ làm theo suy nghĩ và chỉ thị của cấp trên mà phải quản lý sao cho mọi người tự do, chủ động trong mọi suy nghĩ.
Tôi nghĩ năm nay công việc sẽ tiến hành trôi chảy. Việc thực hiện là công việc của toàn thể nhân viên.
Cảm ơn.January 5, 2010