Thông báo
No.572 Việc trả lời mail
Xin chào các bạn.
Hôm trước tôi đã nhận được email từ một người Trung Quốc.
Ở chỗ đề tên của cái mail đó được ghi rằng "Xin trả lời đến tất cả nhân viên".
Tôi nghĩ công ty đó đang chia sẻ thông tin chung thông qua mail.
Hằng ngày đều có rất nhiều mail gửi đến tôi.
Tôi đã thử tìm lướt qua những mail của vài ngày.
Thế là trong số những mail mà tôi đã gửi thì đã có khoảng 20% số người không để chế độ "trả lời cho toàn thể nhân viên" mà chỉ để là "trả lời".
Ở công ty chúng ta vì từ trước đến giờ đã bao nhiêu lần giải thích về việc này nên hoàn toàn không có người sử dụng chế độ "trả lời".
Thế nhưng, trong xã hội tập quán "trả lời cho toàn nhân viên" hoàn toàn vẫn chưa được xác lập. Vì đây không phải chỉ là vấn đề của công ty chúng ta nên không có cách gì để thay đổi điều đó.
"Xin trả lời đến tất cả nhân viên" không chừng cũng là một phương pháp nhờ vả.
Thế nhưng, nếu chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của thông tin chung thì cho dù đối phương không nhờ toàn thể nhân viên trả lời, nhưng tôi nghĩ những người đã nhận được mail đề có thể trả lời.
Trong số nhân viên cũng có người gửi mail giống như vậy. Hoặc là, cũng có người sửa đổi mail đó, đính kèm CC để làm thành thông tin chung.
Thế nhưng, thực tế trong số những người tôi đã trả lời thì khoảng 20% người ngoài công ty đã không chọn "trả lời cho toàn nhân viên". Tóm lại, có thể sai khác về tỉ lệ nhưng có khả năng xảy ra hàng ngày ngay cả với tất cả các bạn.
Nếu các bạn không có ý thức gửi và sửa đổi đính kèm CC thì những cái mail đó không thể gửi đến tôi được.
Từ trước đến giờ có nhiều vấn đề xảy ra cho những cái mail gốc. Cũng đã từng có những vụ kiện. Những sự cố như vậy xảy ra là vì mail không được làm thành thông tin chung, mà lịch sử sử dụng cũng không còn sót lại.
Một lần nữa, chúng ta hãy suy nghĩ lại toàn bộ xem vì sao lại phải chuyển hóa thành thông tin chung. Công ty chúng ta cũng có đính kèm những nghĩa vụ về điều đó, trường hợp làm rò rỉ thông tin thì sẽ là vi phạm.
Cảm ơn.March 10, 2010