Nội quy
No.579 Nhanh chóng trả lời
Xin chào các bạn.
Tháng trước tôi cũng đã nói trên Chourei là phải xem Groupware. Cho đến lần này tôi đã giải thích tới 5 lần về chức năng của Kairan và Report.
Tuy nhiên, vẫn có nhiều người không đọc mặc dù nhiều thông báo quan trọng được đăng tải trên chức năng này.
Chức năng của thông báo khác với Mail, người đăng tải thông báo sẽ biết được ai và vào lúc nào đã đọc xác nhận nội dung thông báo đó.
Nếu không xác nhận là đọc xong thì người gửi thông báo sẽ biết được có người chưa đọc và chưa xác nhận thông báo đó.
Nếu đã xác nhận nội dung rồi thì hãy nhanh chóng xác nhận đã đọc xong.
Tại sao để thông báo vẫn hiển thị như vậy?
Nếu không xác nhận đọc xong thì thông báo đó sẽ hiển thị mãi trên Kairan và Report.
Nếu để mãi như vậy thì những nội dung quan trọng sẽ bị tồn đọng lại và bị che lấp.
Nếu như vì thông tin đó là quan trọng và không muốn quên nên để nguyên như vậy thì đó là cách sử dụng sai lầm.
Nếu nội dung quan trọng cần phải để lại thì phải lưu giữ ở chức năng ToDo và Memo.
Nếu không nhanh chóng cho biết rằng đã xác nhận thì người gửi thông báo sẽ nghĩ là người đó không bao giờ đọc nội dung thông báo.
Trong công ty đang chú trọng việc sử dụng Kairan và Report hơn Mail vì mục đích là cho biết đã đọc và xác nhận một cách nhanh chóng, đề phòng việc bỏ quên không đọc.
Điều tôi lo lắng nhất là những người không thể nhanh chóng xác nhận những nội dung thông báo trên Kairan và Report thì khi nhận được Mail ngoài công ty cũng không thể trả lời lập tức được.
Trong công ty mà không thể làm được thì cũng sẽ không thể gửi Mail trả lời với nội dụng chẳng hạn như 「Tôi đã hiểu rồi」 cho bên ngoài công ty. Tôi lo lắng là vì muốn tình trạng như vậy không xảy ra.
March 19, 2010