Nội quy
No.672 Hãy trả lời mail
Xin chào các bạn.
Hằng ngày tôi nhận được rất nhiều mail. Dựa vào trao đổi mail tôi có thể biết được tính cách của người đó.
Ví dụ phổ biến nhất là việc nội dung mail bất lợi thì không trả lời.
Có người thường trả lời lại ngay khi nhận được mail. Tôi có thể tưởng tượng rằng người đó lúc nào cũng đọc qua tất cả các mail của mình.
Tuy nhiên, đặc biệt có những nội dung hoàn toàn không có hồi âm lại. Nếu những việc như thế này mà tiếp tục 2, 3 lần thì tôi đoán là người này không trả lời những mail có nội dung bất lợi.
Vì không phải lúc nào mail cũng được trả lời ngay nên trong trường hợp nào đó, cũng có lúc mail hồi âm trễ đến mấy ngày. Tôi không có ý định bắt mọi người đọc mail bất cứ lúc nào ngay cả ngày thứ 7.
Tuy nhiên, việc hồi âm trễ hoàn toàn khác với việc không trả lời mail.
Không chỉ có nhân viên của công ty chúng ta, số người không trả lời mail có nội dung bất lợi như vậy nhiều đến nỗi ngoài sức tưởng tượng.
Tôi không muốn bị nói câu 「nhân viên của công ty anh đặc biệt vào những lúc bất lợi thường không trả lời mail 」. Bởi vì thông qua việc trao đổi mail, họ sẽ bị cho là người đang lẫn tránh và đang chạy trốn những cuộc đàm phán hay thương lượng.
Vì vậy, cho dù là nội dung mail như thế nào thì mọi người hãy hồi âm một điều gì đó. Nếu việc truyền đạt bằng mail có nội dung khó thì tốt nhất bạn nên hồi âm lại những điều đó. Đây không phải là hình thức gửi mail mà là một cách ứng xử.
Và những người ở chức vụ quản lý hãy cố gắng kiểm tra mail ngay cả ngày nghỉ chẳng hạn như ngày thứ 7.
Bởi vì từ những kinh nghiệm từ trước đến giờ, tôi cũng đã giải quyết những mail than phiền hay những báo cáo vấn đề khúc mắc vào ngày thứ 7. Ở chức vụ quản lý thì đó là việc đương nhiên bởi vì cũng có trường hợp nhân viên cấp dưới đi làm vào ngày thứ 7.
Và trường hợp nếu nhân viên cấp dưới quên trả lời mail thì các bạn hãy chỉ thị họ nhanh chóng trả lời.
Cảm ơn.August 5, 2010