Cách làm việc
No.673 Đối ứng mail bằng mail
Xin chào các bạn.
Hôm qua tôi đã nói về việc trả lời mail. Từ trước đến nay, tôi đã nói nhiều lần về việc trả lời bằng mail cho những việc gởi tới thông qua mail.
Lý do là vì xảy ra việc không thể chia sẻ thông tin chung giữa cấp trên và những người liên quan.
Tuy nhiên, có người viện lý do là " vì việc gấp quá " hay " vì không thể truyền đạt nội dung bằng mail " nên trả lời mail bằng điện thoại.
Nếu trả lời những mail gởi tới bằng điện thoại thì sẽ thế nào?
Cấp trên sẽ cho là bạn không hồi âm mail. Tóm lại, lý do là vì không thể chia sẽ thông tin chung.
Cho dù trả lời bằng điện thoại là tốt nhưng các bạn cũng nên trả lời bằng mail.
Mail là tài liệu lưu lại. Có trường hợp nên để lại mail như tài liệu thì cũng có trường hợp không phải vậy.
Tuy nhiên, với những nhân viên làm việc thông thường, việc mà không nên để lại tài liệu là cực kỳ ít. Nếu có trường hợp bạn cảm thấy nên làm như vậy thì hãy thảo luận với cấp trên. Việc phán đoán một cách tuỳ tiện và không để lại mail sẽ trở thành căn nguyên của rắc rối.
Việc sử dụng mail và điện thoại đúng cách là rất quan trọng nhưng đối với mail thì cách trả lời căn bản vẫn là mail. Bỏ qua các ví dụ ngoại lệ, vấn đề là vẫn làm tốt cho dù không trả lời bằng mail.
Với những trường hợp như " vì gấp quá " hay " vì không thể truyền đạt nội dung bằng mail " không nên nói sau khi bị chỉ trích mà nên nói trước. Nếu mà nói sau thì đó chỉ là lời xin lỗi cho việc không trả lời mail.
Trong công việc nói xin lỗi là điều không tốt.
Tôi muốn không còn những việc như nhận mail từ khách hàng gởi tới mà cứ buông xuôi như vậy. Vì vậy, các bạn nên trả lời mail nhanh nhưng phải chia sẻ với những đồng nghiệp liên quan.
Cảm ơn.August 6, 2010